Online rezervace stolu pro restauraci a kavárnu
Online rezervace stolu znamená, že si host v jedenáct večer sám vybere datum, čas a počet osob a vy ráno najdete rezervaci v přehledu – bez telefonu, který v plném provozu nikdo nestihne zvednout. Aby to fungovalo, musí systém znát vaši skutečnou kapacitu, délku sezení a pravidla pro skupiny.
Aktualizováno
Stoly, nebo kapacita v časových slotech
Online rezervace se dají postavit dvěma způsoby a volba závisí na tom, jak u vás hosté sedí:
- Konkrétní stoly. Systém zná půdorys: stůl pro dva u okna, šestka v salonku, stoly, které jde spojit. Host dostane stůl, který opravdu odpovídá počtu lidí. Hodí se pro restaurace s obsluhou a různě velkými stoly.
- Počet míst za časový úsek. Systém hlídá jen to, kolik hostů může v daném slotu přijít, a stoly přiděluje obsluha na místě. Jednodušší na správu, vhodné pro kavárny, bistra a podniky s velkými společnými stoly.
Jak nastavit kapacitu, aby seděla realitě
Nejčastější chyba je dát do systému všechna místa v podniku. Pak se večer zaplní online a pro stálé hosty, kteří přijdou bez rezervace, nezbude nic. Na co myslet:
- Délka sezení podle velikosti skupiny – dvojice sedí kratší dobu než oslava osmi lidí. Konkrétní časy si odvoďte z vlastního provozu.
- Rezerva na hosty z ulice: část stolů nechte jen pro ty, kdo přijdou bez rezervace.
- Nástupy do kuchyně: omezte, kolik lidí smí přijít ve stejné čtvrthodině, aby kuchyň nedostala dvacet objednávek najednou.
- Hranice pro online – například od určitého počtu osob jen poptávka, kterou vyřídíte osobně.
- Výjimky: svátky, zavřeno kvůli akci, sezónní terasa, polední menu bez rezervací.
Obecné principy rezervačních systémů napříč obory, od salonů po ubytování, rozebírá článek Rezervační systém na web.
Potvrzení, připomínky a hosté, kteří nepřijdou
Prázdný rezervovaný stůl v pátek večer je ušlá tržba. Riziko se nedá odstranit, ale dá se výrazně zmenšit:
- Okamžité potvrzení e-mailem s datem, časem, počtem osob, adresou a odkazem pro zrušení.
- Připomínka den předem e-mailem, případně SMS. Host v ní může jedním kliknutím potvrdit nebo zrušit – a uvolněný stůl se hned vrátí do nabídky.
- Záloha nebo platba předem jen tam, kde to dává smysl: velké skupiny, degustační menu, Silvestr. Platí se kartou přes platební bránu a podmínky storna musí host vidět před zaplacením.
- Poznámka u hosta – kdo opakovaně nepřišel, tomu obsluha při příští rezervaci zavolá.
U poznámek buďte střídmí. Ukládejte jen to, co obsluha potřebuje. Údaje o alergiích nebo zdravotním omezení se mohou týkat zdraví, a proto si ověřte, jak s nimi podle GDPR naložit.
Vlastní systém, nebo rezervační portál?
| Rezervační portál nebo aplikace | Vlastní rezervace na webu | |
|---|---|---|
| Noví hosté | Portál vás ukazuje svým uživatelům | Přicházejí z vašeho webu, map a sítí |
| Náklady | Tarif nebo poplatek podle rezervací, viz ceník portálu | Jednorázová tvorba a provoz webu |
| Kontakty na hosty | Podle podmínek portálu | Ve vašem systému |
| Pravidla | Taková, jaká portál umí | Podle vašeho provozu |
| Vzhled | Rozhraní portálu | Součást vašeho webu |
Nemusí jít o volbu jednoho. Portál může přivádět turisty a nové hosty, vlastní rezervace na webu obslouží stálé hosty a ty, kdo vás najdou v mapách. Podmínkou je, aby obě cesty sdílely jednu kapacitu. Co dalšího restaurace na webu potřebuje, od menu po fotky, popisuje článek Web pro restauraci, pro menší provozy pak Web pro kavárnu.
S rezervacemi se dobře kombinují i dárkové poukazy – na večeři, degustaci nebo kurz – které host koupí online a uplatní při rezervaci.
Kolik stojí rezervace stolu u nás
Rezervace stolů postavené přímo do vašeho webu odpovídají naší nejvyšší variantě, Web na míru (35 000 Kč). Kapacitu, sloty, připomínky a pravidla pro skupiny navrhneme podle vašeho podniku; cokoli nad rámec, třeba napojení na pokladní systém, naceníme dopředu podle rozsahu, případně sazbou 1 000 Kč za hodinu.
Provoz webu s rezervacemi, hosting a e-mail pokrývá tarif od 1 000 Kč měsíčně. Poplatky za SMS a platby kartou platíte přímo jejich poskytovatelům podle aktuálního ceníku. Pokud vám stačí rezervační služba, kterou už používáte, můžeme ji jen napojit na vizitkový web (15 000 Kč) nebo firemní web (20 000 Kč). Porovnání nákladů obou cest je v článku Kolik stojí rezervační systém.
Časté otázky
Mám online rezervace potvrzovat ručně?
Na začátku to může dávat smysl, dokud si neověříte, jak vám kapacita sedí. Dlouhodobě ale ruční potvrzování zdržuje hosty i obsluhu. Lepší je nastavit pravidla tak, aby se běžné rezervace potvrdily samy a ručně šly jen velké skupiny nebo zvláštní večery.
Jak zabránit tomu, aby rezervace kolidovala s telefonickou?
Všechny rezervace musí končit v jednom přehledu. Obsluha zapíše telefonickou rezervaci do stejného systému, ze kterého web bere volnou kapacitu, a online formulář ji okamžitě uvidí. Papírová kniha vedle online rezervací je nejčastější zdroj dvojitého obsazení.
Mohu chtít zálohu jen od velkých skupin?
Ano, to je běžné nastavení. Systém podle počtu osob nebo konkrétního termínu rozhodne, jestli rezervace potřebuje platbu předem. Storno podmínky a výši zálohy uveďte hostovi jasně ještě před zaplacením; jejich znění je dobré nechat zkontrolovat právníkem.
Zvládne systém i terasu, která je otevřená jen v létě?
Ano, pokud se s tím počítá od začátku. Terasa se nastaví jako samostatná část kapacity s vlastním obdobím a otevírací dobou, případně s poznámkou, že za deště se rezervace přesouvá dovnitř nebo ruší.
Kolik stojí rezervace stolů na webu u vás?
Web s vlastními rezervacemi je u nás varianta Web na míru za 35 000 Kč. Zvláštní pravidla nebo napojení na pokladnu naceníme předem podle rozsahu. Platby kartou a SMS se platí zvlášť jejich poskytovatelům.