Registrace na akce a přihlášky online
Online registrace nahradí tabulku, do které ručně přepisujete e-maily a hlídáte, kdo zaplatil. Účastník vyplní přihlášku na webu, systém pohlídá kapacitu, přijme startovné a sám pošle potvrzení i připomínku. Vy dostanete hotový seznam účastníků pro den akce.
Aktualizováno
Přihláška, nebo vstupenka?
Obojí vypadá podobně, ale řeší jinou věc. Vstupenka je anonymní nárok na vstup – je jedno, kdo s ní přijde. Přihláška se váže ke konkrétnímu člověku: potřebujete jeho jméno, kategorii, velikost trička nebo informaci o alergiích. Na koncert proto prodáváte vstupenky online, na závod, školení, letní tábor nebo konferenci sbíráte přihlášky.
Na co se ve formuláři ptát
Každé pole navíc snižuje počet dokončených přihlášek a zároveň znamená další osobní údaj, za který odpovídáte. Ptejte se jen na to, co opravdu použijete:
| Typ akce | Typické údaje navíc ke jménu a e-mailu |
|---|---|
| Běh, cyklozávod, turnaj | Kategorie, ročník narození, klub nebo tým, velikost trička, kontakt v nouzi. |
| Školení, konference | Firma a fakturační údaje, výběr bloků nebo workshopů, strava. |
| Kurz nebo tábor pro děti | Údaje dítěte, kontakt na zákonného zástupce, zdravotní omezení, souhlas s focením. |
| Spolková akce, brigáda | Často jen počet osob a telefon. Nic víc není potřeba. |
U dětí patří souhlas s pořizováním a zveřejněním fotek do přihlášky jako samostatná, nepovinná volba, kterou dává zákonný zástupce. Obecná pravidla pro formuláře shrnuje článek GDPR a kontaktní formulář.
Kapacita a čekací listina
Když je naplněno, formulář by se neměl jen zavřít. Mnohem užitečnější je čekací listina: zájemce se zapíše, a když někdo přihlášku zruší nebo nezaplatí, systém automaticky nabídne místo dalšímu v pořadí. Ten má na potvrzení omezený čas – třeba 48 hodin – a pak jde nabídka dál. Nemusíte nikomu volat a místa se neztrácejí.
Kapacitu lze rozdělit i podrobněji: zvlášť pro jednotlivé trasy závodu, workshopy na konferenci nebo turnusy tábora. Systém pak ve formuláři rovnou ukazuje, kde ještě je volno.
Startovné a co když někdo nedorazí
Pro platbu máte dvě rozumné cesty. Kartou přes platební bránu přímo při přihlášení – místo je potvrzené okamžitě a nic nepárujete. Nebo převodem: v potvrzovacím e-mailu přijde QR kód s variabilním symbolem a přihláška se označí jako zaplacená, až peníze dorazí. U převodu nastavte splatnost, po které se nezaplacená přihláška uvolní pro čekací listinu.
Do podmínek registrace sepište:
- do kdy lze přihlášku zrušit a kolik ze startovného se vrací,
- zda je možné přepsat místo na jiného účastníka (a do kdy),
- co se stane, když akci zrušíte vy.
Potvrzení, připomínky a den akce
Automatické e-maily ušetří většinu dotazů typu „jsem opravdu přihlášený?“. Osvědčená sada:
- Potvrzení hned po přihlášení, s rekapitulací údajů, odkazem na úpravu a pozvánkou do kalendáře.
- Upozornění na nezaplacené startovné pár dní před splatností.
- Praktické informace týden předem: kde se parkuje, kdy začíná prezence, co si vzít s sebou.
- Poděkování po akci s odkazem na fotky, výsledky nebo krátký dotazník.
Na den akce si stáhnete seznam účastníků do tabulky nebo PDF – seřazený podle příjmení, kategorií či startovních čísel. Prezenci lze dělat i na tabletu přímo v systému, takže máte okamžitě přehled, kdo dorazil. Pro spolky, které pořádají akce opakovaně, se registrace hodí jako součást webu; jak takový web postavit, popisujeme v článku web pro spolek. Pokud místo jednorázových akcí prodáváte vzdělávání, které probíhá online, přečtěte si spíš o online kurzech.
Cena registrace u nás
Hotovou cenovku registrační systém v našem ceníku nemá, protože se akce od sebe hodně liší. Po konzultaci od nás dostanete nabídku s přesnou částkou a seznamem funkcí, které zahrnuje. Pokud k registraci stavíte i nový web, řadí se k variantě Web na míru (35 000 Kč), kam patří rezervační a poptávkové systémy. Zálohu ve výši poloviny platíte na začátku, druhou polovinu po předání. Nejsme plátci DPH, takže uvedené ceny jsou konečné.
Časté otázky
Nestačí na přihlášky Google formulář?
Pro jednu menší akci často ano. Formulář ale sám nehlídá kapacitu, nepozná zaplacené přihlášky od nezaplacených a neposílá připomínky. Jakmile začnete tabulku ručně porovnávat s bankovním výpisem, je čas na skutečný registrační systém.
Může jeden člověk přihlásit víc účastníků?
Může a u rodin, týmů nebo firem je to běžné. Formulář pak má jednoho objednatele s kontaktem a platbou a pod ním seznam účastníků s jejich vlastními údaji. Každý účastník zabírá jedno místo v kapacitě.
Smím zveřejnit startovní listinu a výsledky se jmény?
Je to zpracování osobních údajů, takže to musí být v informacích pro účastníky ještě před přihlášením a musíte k tomu mít právní důvod. U výsledků sportovních akcí bývá běžné, ale rozsah (jméno, ročník, klub) zvažte. U dětí buďte opatrnější. Jistotu vám dá konzultace s odborníkem na GDPR.
Jak dlouho mám údaje účastníků uchovávat?
Jen po dobu, kterou potřebujete: zpravidla do konce akce a vyúčtování, déle jen to, co vyžadují účetní předpisy, nebo co člověk výslovně dovolil (třeba pozvánky na příští ročník). Systém by měl umět staré přihlášky hromadně smazat nebo anonymizovat.
Za kolik registrační systém postavíte?
Jednoduchá přihláška s kapacitou a potvrzovacím e-mailem je jiná práce než systém se startovným, čekací listinou a týmy. Proto ho naceníme až podle vašich akcí, vždy předem. Menší úpravy stávajícího webu účtujeme po hodinách za 1 000 Kč.