Napojení formuláře na Google Tabulky: poptávky přehledně
Poptávka z formuláře na webu se uloží jako nový řádek do Google Tabulky: datum, jméno, kontakt, služba, zpráva a odkud zákazník přišel. Je to jedna z nejjednodušších automatizací, která ušetří přepisování e-mailů a dá vám přehled, kolik poptávek chodí a co se s nimi stalo. Kdo dnes poptávky dohledává ve schránce, pozná rozdíl první týden.
Aktualizováno
Tři způsoby napojení
| Způsob | Kdy se hodí | Na co si dát pozor |
|---|---|---|
| Google Forms | Rychlé řešení bez programování | Formulář nevypadá jako váš web, omezený vzhled i kontrola |
| Automatizační služba (Make, Zapier a podobné) | Formulář na webu už máte | Měsíční poplatek, další místo, kudy tečou osobní údaje |
| Přímé napojení přes Google Sheets API | Vlastní formulář, víc formulářů, delší provoz | Jednorázová práce programátora, správa přístupu |
Srovnání Google Forms s vlastním formulářem na webu najdete v otázce Google Forms, nebo formulář na webu.
Jak to funguje krok za krokem
- zákazník vyplní formulář na webu a odešle ho,
- web údaje zkontroluje (povinná pole, ochrana proti spamu),
- server pošle řádek do tabulky přes rozhraní Google (API) pod servisním účtem s přístupem jen k této tabulce,
- současně odejde e-mail vám a potvrzení zákazníkovi,
- v tabulce doplníte stav (nová, v řešení, nabídka, zakázka, odmítnuto).
Do tabulky se vyplatí ukládat i zdroj návštěvy (z UTM parametrů) a stránku, ze které poptávka přišla. Pak uvidíte, které kanály a stránky poptávky opravdu nosí.
Na co nezapomenout
- e-mail jako záloha – když rozhraní Google na chvíli nefunguje, poptávka se nesmí ztratit,
- spam – bez ochrany se tabulka zaplní nesmysly, viz spam z formuláře,
- přístupy – tabulka ve firemním účtu, sdílená jen jmenovitě,
- GDPR – informace o zpracování u formuláře a mazání starých poptávek, viz GDPR u kontaktního formuláře.
Co dál, když tabulka nestačí
Tabulka je dobrý první krok. Když poptávek přibude, stejné napojení se dá přesměrovat do CRM nebo vlastní evidence zakázek. Automatické odpovědi a připomínky popisuje stránka automatické e-maily.
Kolik to stojí
Napojení existujícího formuláře na Google Tabulku je obvykle práce na pár hodin, účtujeme 1 000 Kč za hodinu. U nových webů ho zapojíme rovnou: poptávkový systém s napojením na CRM obsahuje web na míru za 35 000 Kč.
Časté otázky
Proč posílat poptávky do tabulky, když chodí e-mailem?
E-maily se ztrácejí ve schránce, těžko se v nich hledá a nevidíte, kdo poptávku vyřizuje. V tabulce má každá poptávka svůj řádek, můžete přidat sloupec se stavem a odpovědnou osobou, filtrovat podle služby a na konci měsíce spočítat, kolik poptávek přišlo a odkud.
Je to v pořádku podle GDPR?
Může být, pokud tabulku máte ve firemním účtu Google Workspace se smlouvou o zpracování údajů, přístup mají jen lidé, kteří ho potřebují, a údaje nemažete později, než máte uvedeno v informacích o zpracování. Do soukromého účtu poptávky neukládejte a v tabulce nesdílejte odkaz „kdokoli s odkazem“.
Kdy už tabulka nestačí?
Když poptávek přibývá, zpracovává je víc lidí a potřebujete připomínky, historii komunikace a napojení na nabídky nebo fakturaci. Pak je lepší CRM nebo vlastní evidence. Tabulka je ale dobrý a levný začátek a data z ní se dají později přenést.