Evidence zakázek: přehled od poptávky po fakturu
Evidence zakázek je místo, kde má každá zakázka svou kartu: kdo je zákazník, co se dělá, kdo na tom pracuje, do kdy, kolik hodin a materiálu padlo a v jakém je stavu. Pro řemeslníky, servisní firmy a menší dílny nahrazuje kombinaci sešitu, Excelu, fotek v mobilu a pamatování – a na konci měsíce je z ní jasné, co fakturovat.
Aktualizováno
Co má evidence umět
| Funkce | K čemu |
|---|---|
| Karta zakázky | Zákazník, adresa, popis, termín, odpovědná osoba. |
| Stavy | Poptávka, nabídka, schváleno, v realizaci, hotovo, vyfakturováno. |
| Hodiny a materiál | Zápis přímo z mobilu na místě, ne dodatečně z paměti. |
| Fotky a dokumenty | Fotky před a po, výkresy, předávací protokol u zakázky. |
| Plán a kalendář | Kdo kde je, kdy a co následuje. |
| Upozornění | Blížící se termíny, zakázky bez pohybu, nevyfakturované práce. |
Ne všechno je potřeba hned. Nejvíc času obvykle ušetří stav zakázky viditelný pro všechny a zápis hodin a materiálu z mobilu.
Cesta zakázky od poptávky po fakturu
- poptávka z webu nebo telefonu se založí jako nová zakázka,
- z ní vznikne nabídka, kterou zákazník schválí,
- zakázka se naplánuje konkrétnímu člověku nebo partě,
- technik na místě zapíše hodiny, materiál a fotky,
- zákazník podepíše předávací protokol v mobilu,
- z evidence se připraví podklady k fakturaci.
Příjem poptávek z webu popisuje stránka zpracování poptávek, rychlé nabídky z ceníku stránka generátor nabídek.
Hotová aplikace, nebo na míru
Na trhu jsou hotové aplikace pro servisní firmy a řemeslníky s měsíčním poplatkem; pro mnoho firem jsou dobrá volba, funkce a ceny si porovnejte v aktuální nabídce. Řešení na míru dává smysl, když máte vlastní postup, který se do hotové aplikace nevejde (revize, servisní smlouvy, výroba), potřebujete propojení s vlastním skladem nebo fakturací, nebo chcete zákazníkům ukazovat stav zakázky v klientské zóně; viz klientská zóna. Pro jednoduché začátky lze použít i no-code nástroje; jejich limity popisuje heslo no-code a low-code.
Na co myslet při zavádění
- začněte s jednou partou nebo typem zakázek, ne s celou firmou,
- mobil je hlavní zařízení – velká tlačítka, málo psaní, fotky jedním ťuknutím,
- offline režim tam, kde technici nemají signál,
- jasná pravidla, kdo co zapisuje a kdy,
- export dat, abyste na aplikaci nezávisli navždy.
Jak web a nástroje řeší řemeslníci obecně, popisuje stránka web pro řemeslníky.
Cena u nás
Evidence zakázek na míru nemá pevnou cenu v ceníku – záleží na funkcích, počtu uživatelů a napojeních. Rozsah první verze naceníme předem, menší úpravy a napojení účtujeme hodinou za 1 000 Kč. Vývoj aplikací na míru obecně popisuje stránka aplikace na míru.
Časté otázky
Kdy už nestačí evidence zakázek v Excelu?
Když tabulku upravuje víc lidí najednou, technici v terénu ji nemají v mobilu, fotky a dokumenty leží jinde a na konci měsíce se hodiny a materiál dohledávají z papírků. Excel je dobrý začátek, ale nehlídá termíny, neposílá upozornění a snadno se v něm něco přepíše.
Funguje evidence zakázek i v mobilu bez signálu?
Může, pokud se tak navrhne. Aplikace si data uloží v telefonu a odešle je, až bude signál. Pro řemeslníky ve sklepech a na stavbách je to často důležitější než cokoli jiného, proto to řešte hned na začátku.
Dá se evidence napojit na fakturaci?
Ano. Odpracované hodiny a materiál ze zakázky se přenesou do fakturačního programu jako položky faktury, nebo se faktura vystaví přímo z evidence. Jaké napojení je možné, záleží na rozhraní vašeho fakturačního programu.