Intranet pro firmu: interní portál, který lidé opravdu používají
Intranety málokdy selžou kvůli technice. Selžou proto, že v nich nic není, nikdo je neaktualizuje a lidé se stejně dál ptají kolegy u vedlejšího stolu. Než budete vybírat nástroj, rozmyslete si, k čemu má intranet sloužit a kdo se o něj bude starat.
Aktualizováno
K čemu intranet slouží
Užitečný intranet řeší dvě věci: najít informaci a vyřídit žádost. Do první skupiny patří:
- návody a postupy („jak zavřít pokladnu“, „jak objednat materiál“),
- kontakty, kdo za co odpovídá, a co dělat, když je problém,
- formuláře, vzory smluv, aktuální ceníky a dokumenty,
- novinky a změny pravidel, ideálně s potvrzením, že je člověk četl,
- zaškolení nového kolegy: co si má přečíst první týden.
Do druhé skupiny:
- žádosti o dovolenou a jejich schválení,
- evidence docházky a plánování směn,
- schvalování nákupů a výdajů,
- hlášení závad, požadavků na údržbu nebo IT.
Pokud vám jde hlavně o první skupinu, často stačí hotový nástroj. Druhá skupina je místo, kde se firmy liší a kde se software na míru vyplácí nejvíc.
Hotové nástroje, nebo intranet na míru
| Řešení | Silná stránka | Kde narazíte |
|---|---|---|
| SharePoint (Microsoft 365) | Dokumenty a týmové stránky, pokud firma už používá Microsoft 365. | Nastavení a struktura vyžadují čas; vlastní procesy se řeší dalšími nástroji. |
| Google Workspace | Sdílené dokumenty, disky a jednoduché interní stránky (Google Sites). | Schvalování a evidence se skládají z formulářů a tabulek. |
| Notion a podobné wiki | Rychle se v nich píšou návody a znalostní báze. | Docházka, směny a schvalování nejsou jejich hlavní úloha. |
| Intranet na míru | Přesně vaše žádosti, role a schvalování; napojení na další systémy. | Vývoj a údržba stojí víc než předplatné; potřebuje dobré zadání. |
Obvykle se nevyplácí přepisovat na míru to, co hotový nástroj umí dobře (třeba úložiště dokumentů). Rozumné řešení může propojit sdílený disk, který už máte, s aplikací na míru pro docházku nebo schvalování.
Proč se intranety přestanou používat
- Je prázdný. Při spuštění v něm musí být to, co lidé opravdu hledají. Začněte deseti nejčastějšími dotazy, ne strukturou celé firmy.
- Je zastaralý. Jeden neplatný ceník stačí, aby lidé přestali věřit všemu ostatnímu. U každé stránky má být jasné, kdo ji spravuje a kdy byla naposledy zkontrolovaná.
- Je těžký na hledání. Vyhledávání a srozumitelné názvy jsou důležitější než propracovaná navigace.
- Existuje paralelně s e-mailem. Pokud se dovolená dá dál schválit i e-mailem, intranet prohraje. Nový postup musí nahradit starý, ne existovat vedle něj.
- Nefunguje na telefonu. Lidé ve skladu nebo v provozu se k počítači dostanou jen výjimečně.
Kdo se o intranet stará
Technickou správu (provoz, zálohy, přístupy, bezpečnostní aktualizace) může zajistit dodavatel. Obsah ale musí mít ve firmě svého vlastníka – člověka, který rozhoduje, co tam patří, a hlídá, aby to bylo aktuální. Bez něj intranet do roka zestárne. Jestli budou obsah upravovat vaši lidé sami, potřebuje intranet jednoduchou administraci – co to obnáší, vysvětluje článek Co je CMS.
Jak u nás intranet vzniká
- Projdeme s vámi a několika kolegy, co hledají a co žádají – nejlépe přímo s lidmi z provozu, ne jen s vedením.
- Rozhodneme, co nechat v nástrojích, které už máte, a co postavit.
- Postavíme první verzi s nejčastějšími funkcemi (třeba docházka, dovolené a návody) a necháme ji pár týdnů používat.
- Podle zpětné vazby doplníme další části.
Docházkové a HR systémy, administrace a interní portály patří k tomu, co stavíme na míru. Obecně o vývoji píšeme v článku aplikace na míru. Pokud chcete podobný portál otevřít i zákazníkům, podívejte se na klientskou zónu.
Kolik stojí intranet
Intranet na míru nemá v ceníku pevnou cenu, protože rozsah se firmu od firmy liší. Nabídku s cenou dostanete předem, po konzultaci; další úpravy stojí 1 000 Kč za hodinu. Ceny webů a měsíčních tarifů najdete na úvodní stránce.
Časté otázky
Potřebuje malá firma intranet?
Firma s pěti lidmi v jedné kanceláři většinou ne – stačí sdílený disk a domluvená struktura složek. Intranet začíná dávat smysl, když lidé pracují na směny nebo na více místech, když se opakovaně ptají na stejné věci, nebo když se žádosti a schvalování ztrácejí v e-mailech.
Jaký je rozdíl mezi intranetem a sdíleným diskem?
Sdílený disk je úložiště souborů. Intranet je místo, kde se informace dají najít a kde se dá i něco udělat: požádat o dovolenou, zapsat směnu, schválit nákup, potvrdit přečtení nového pravidla. Hranice se stírá, protože i nástroje jako SharePoint nebo Google Workspace nabízejí obojí.
Může intranet běžet i na mobilu?
Měl by. Hlavně v provozech, kde lidé nesedí u počítače – ve skladu, v kuchyni, na stavbě nebo v terénu. Webový intranet funguje v prohlížeči telefonu bez instalace aplikace.
Kolik stojí intranet na míru?
Pevnou cenu v ceníku nemá. Záleží na tom, kolik funkcí a napojení obsahuje. Po konzultaci připravíme nabídku s popsaným rozsahem a cenou předem; další úpravy stojí 1 000 Kč za hodinu.