Napojení webu a e-shopu na účetnictví a fakturaci
Objednávka přijde z webu, někdo ji přepíše do fakturace, faktura se pošle e-mailem, platba se ručně spáruje a účetní pak dostane export. Každý z těch kroků jde zautomatizovat. Otázka není, jestli to jde, ale které kroky se vám vyplatí a jak to udělat, aby účetní měla data v pořádku.
Aktualizováno
Co se dá propojit
- Objednávka → faktura. E-shop nebo rezervace po zaplacení sama vystaví fakturu ve fakturačním systému a pošle ji zákazníkovi.
- Poptávka → nabídka. Údaje z poptávkového formuláře se předvyplní do nabídky nebo zálohové faktury.
- Platba → úhrada faktury. Platba z platební brány nebo z banky se spáruje s fakturou podle variabilního symbolu.
- Zákazníci a adresář. Kontakty se udržují na jednom místě a do ostatních systémů se přenášejí, ne opisují.
- Sklad. Prodej na webu odečte zboží ze skladu, naskladnění se propíše do e-shopu.
- Podklady pro účetní – doklady a přehledy v podobě, jakou účetní skutečně načte.
Jak se systémy propojují
Fakturační a účetní programy se liší v tom, jak s nimi jiné systémy mohou komunikovat. Obecně existují tři cesty:
| Způsob | Jak funguje | Kdy se hodí |
|---|---|---|
| API | Systémy si data předávají přímo a průběžně, bez lidského zásahu. | Cloudové fakturační služby (např. Fakturoid, iDoklad) a systémy, které API nabízejí (např. ABRA Flexi). |
| Import a export souborů | Web vytvoří soubor (XML, CSV, ISDOC), který se do programu načte. | Desktopové účetní programy (např. Pohoda, Money) podle verze a licence; menší objemy. |
| Prostředník | Vlastní služba nebo integrační nástroj, který data převádí a hlídá. | Když se propojuje víc systémů nebo je potřeba data upravit podle vašich pravidel. |
Konkrétní možnosti (co API umí, jaký import program přijme, co je v jaké licenci) se mění s verzemi, proto je na začátku každého napojení ověřujeme v dokumentaci daného systému.
Co si pohlídat, než začnete
- Domluvte se s účetní. Ona ví, v jaké podobě data potřebuje, jaké číselné řady se používají a co se nesmí měnit. Napojení postavené bez ní často vyrábí práci navíc.
- Jeden zdroj pravdy. U každého údaje (cena, zákazník, stav skladu) rozhodněte, který systém je hlavní. Obousměrná synchronizace všeho se vším je nejčastější zdroj chyb.
- Chyby a výjimky. Co se stane, když je fakturační služba nedostupná? Objednávka se nesmí ztratit – musí se zařadit do fronty a odeslat znovu, a někdo se o problému musí dozvědět.
- Storna a dobropisy. Vrácené zboží a zrušené objednávky musí projít stejnou cestou jako prodej.
- DPH a sazby. Pokud jste plátci, napojení musí správně přenášet sazby a režimy. Zkontrolujte to s účetní na skutečných dokladech, ne jen na testovací objednávce.
Kdy hotový doplněk, kdy napojení na míru
Pokud máte e-shop na rozšířené platformě a běžný fakturační program, nejdřív hledejte hotový doplněk – je levnější a udržuje ho někdo jiný. Více o volbě platformy v článku E-shop: Shoptet, nebo na míru? Napojení na míru dává smysl, když:
- propojujete víc než dva systémy (web, CRM, fakturace, sklad),
- máte vlastní pravidla, například zálohové faktury u rezervací nebo fakturaci po etapách,
- hotový doplněk neexistuje nebo nedělá, co potřebujete,
- potřebujete do procesu zapojit i poptávky z webu – o tom píšeme v článku automatické zpracování poptávek.
Propojování nástrojů – CRM, e-mailu, fakturace a skladu přes API a webhooky – patří k tomu, co stavíme na míru. Pokud jste účetní kancelář a řešíte předávání dokladů od klientů, podívejte se na web pro účetní kancelář.
Kolik stojí napojení
Jednoduché napojení na systém s dobrým API je otázka menšího rozsahu; propojení několika systémů s vlastními pravidly je projekt. Proto nemá napojení pevnou cenu v ceníku – po konzultaci ji řekneme předem. Práce stojí 1 000 Kč za hodinu. Napojení na CRM a marketing je součástí varianty Web na míru za 35 000 Kč; ceny webů jsou v článku Kolik stojí web.
Časté otázky
Umí můj e-shop posílat faktury do účetnictví sám?
Velké e-shopové platformy mají doplňky nebo exporty pro běžné fakturační a účetní programy. Než budete stavět cokoli na míru, podívejte se do nabídky doplňků vaší platformy a zeptejte se účetní, v jaké podobě data chce.
Co je ISDOC?
ISDOC je český formát elektronické faktury. Fakturu v něm umí vystavit nebo načíst řada českých fakturačních a účetních programů, takže se údaje nemusí přepisovat. Jestli ho podporuje právě váš program, ověřte v jeho dokumentaci.
Je automatické napojení bezpečné?
Může být, pokud se dodrží základní pravidla: přístupové klíče k API mají jen nezbytná oprávnění, uloží se mimo kód a pravidelně se mění; napojení zapisuje jen to, co má; a každý přenos se zaznamenává, aby šlo zpětně dohledat, co se stalo.
Potřebuji napojení, když mám jen pár faktur měsíčně?
Většinou ne. Pár faktur se dá vystavit ručně rychleji, než by se napojení vyplatilo. Napojení dává smysl, když přepisování zabírá hodiny měsíčně, nebo když v něm vznikají chyby.
Kolik stojí napojení na účetní systém?
Záleží na tom, co se kam přenáší a jaké rozhraní cílový systém má. Pevnou cenu v ceníku nemá; po konzultaci ji řekneme předem. Práce stojí 1 000 Kč za hodinu, napojení na CRM a marketing je součástí varianty Web na míru za 35 000 Kč.