Klientská zóna na webu: dokumenty, objednávky a stav zakázky
Klientská zóna (někdy zákaznický portál) je část webu, do které se přihlásí váš zákazník a najde tam to, kvůli čemu by vám jinak volal nebo psal: jak je na tom jeho zakázka, kde má fakturu, co od něj potřebujete. Vyplatí se tam, kde se tytéž dotazy opakují a dokumenty běhají e-mailem tam a zpátky.
Aktualizováno
Co do klientské zóny patří
- Stav zakázky – přijato, v řešení, čeká na klienta, hotovo. Nejjednodušší funkce a často ta, která ušetří nejvíc telefonátů.
- Dokumenty: smlouvy, faktury, protokoly, výstupy práce. Na jednom místě a v aktuální verzi.
- Co od klienta potřebujete – nahrání dokladů, podpis, schválení návrhu, vyplnění dotazníku.
- Historie: předchozí zakázky, objednávky a komunikace.
- Objednávky a opakované požadavky, u B2B třeba s vlastním ceníkem odběratele.
Pro koho se klientská zóna vyplatí
| Obor | Co klienti v zóně řeší |
|---|---|
| Účetní a daňové kanceláře | Nahrávání dokladů, výkazy a přiznání ke stažení, přehled termínů. |
| Advokáti a poradci | Dokumenty ke spisu, stav věci, bezpečná výměna podkladů místo e-mailu. |
| Servisy a opravny | Stav opravy, schválení nabídky na opravu, historie servisu. |
| B2B dodavatelé a velkoobchody | Objednávky podle vlastních cen, faktury, dodací listy, stav dodávky. |
| Fotografové, studia, agentury | Předání výstupů, výběr fotek, schválení návrhů. Viz web pro fotografa. |
Pokud máte pár stálých klientů a komunikace funguje, klientskou zónu nepotřebujete. Signálem, že na ni dozrál čas, je, když opakovaně dohledáváte „tu fakturu z března“ nebo když klienti nevědí, co od nich zrovna čekáte.
Bezpečnost: přihlášení, role a záznamy
Klientská zóna obsahuje údaje, které by se neměly dostat k nikomu jinému. Bezpečnost proto není doplněk, ale základ návrhu:
- Přihlášení přizpůsobené citlivosti dat. Odkaz na e-mail je pohodlný; u účetních, zdravotních nebo právních dokumentů přidejte dvoufázové ověření.
- Role a oprávnění. U firmy jako klienta často potřebuje přístup víc lidí – jednatel vidí faktury, jiný kolega jen objednávky.
- Záznam přístupů (logy): kdo, kdy a co otevřel nebo stáhl. Pomůže při sporu i při řešení bezpečnostního incidentu.
- Šifrované spojení (HTTPS) samozřejmě. U nás běží každá aplikace ve vlastním kontejneru s automatickým SSL.
- Odchod klienta: jak se účet zruší, jak dlouho se dokumenty uchovávají a jak si je klient může stáhnout.
S osobními údaji v zóně souvisí povinnosti podle GDPR – shrnutí najdete v článku GDPR na webu.
Napojení na systémy, které už máte
Nejhorší klientská zóna je ta, do které musí někdo ručně kopírovat data z jiného systému. Proto ji navrhujeme jako okno do toho, co už používáte: faktury se v ní objeví z fakturačního systému, stav zakázky z evidence nebo CRM. Jak propojení s fakturací funguje, popisuje článek napojení na účetnictví. Interní stranu téže věci – portál pro vlastní zaměstnance – řeší intranet.
Začněte malou verzí
První verze nemusí umět všechno. Často stačí přihlášení, stav zakázky a dokumenty ke stažení. Až se klienti naučí zónu používat, přidáte nahrávání podkladů, schvalování nebo objednávky. Jak postupovat při vývoji po etapách, popisujeme v článku aplikace na míru.
Kolik stojí klientská zóna
Klientská zóna nemá v ceníku pevnou cenu – liší se podle počtu funkcí a napojení. Po konzultaci dostanete nabídku s cenou předem; úpravy navíc stojí 1 000 Kč za hodinu. Pokud zónu stavíme jako součást nového webu, ceny samotného webu jsou v článku Kolik stojí web.
Časté otázky
Jaký je rozdíl mezi klientskou zónou a sdílenou složkou?
Sdílená složka dává klientovi soubory. Klientská zóna mu dává přehled: stav zakázky, co se od něj čeká, historii komunikace a dokumenty na jednom místě, se přihlášením a rolemi. Pro pár klientů stačí sdílená složka, pro desítky a víc se klientská zóna začíná vyplácet.
Musí se klient registrovat a pamatovat si další heslo?
Nemusí. Přihlášení se dá řešit odkazem zaslaným na e-mail, kódem nebo přes existující účet (například Google). Způsob volíme podle toho, jak citlivá data zóna obsahuje – u účetních nebo právních dokumentů je na místě dvoufázové ověření.
Jak je to s GDPR?
Klientská zóna obvykle obsahuje osobní údaje, takže v zásadách zpracování musí být popsaná a přístup k údajům musí být zabezpečený. Do zóny dávejte jen to, co klient opravdu potřebuje, a nastavte, jak dlouho se dokumenty uchovávají.
Dá se klientská zóna napojit na systém, který už používám?
Většinou ano, pokud má systém rozhraní (API) nebo umí export. Typicky jde o fakturační nebo účetní software, CRM či evidenci zakázek. Napojení navrhujeme tak, aby se data nezadávala dvakrát.
Kolik stojí klientská zóna?
V ceníku nemá pevnou cenu, záleží na rozsahu a napojeních. Cenu řekneme po konzultaci předem; úpravy navíc stojí 1 000 Kč za hodinu.