Aliasy a sdílené schránky: firemní e-mail pro tým
Adresy info@, faktury@ nebo objednavky@ nemusí být samostatné účty. Většinu funkčních adres vyřeší alias, který poštu doručí do existující schránky, nebo sdílená schránka, kterou čte víc lidí. Tady je, kdy použít kterou možnost, jak odpovídat jménem firmy a jak nepřijít o poštu, když někdo z týmu odejde.
Aktualizováno
Čtyři způsoby, jak doručit poštu víc lidem
Názvy se u jednotlivých poskytovatelů pošty trochu liší, princip ale bývá stejný. Než začnete zakládat účty, ujasněte si, co od adresy čekáte:
| Způsob | Jak funguje | Hodí se pro |
|---|---|---|
| Alias | Další adresa, která doručuje do už existující schránky jednoho člověka. | info@ nebo faktury@, když je čte jeden člověk. |
| Přeposílání | Pošta se doručí a zároveň odešle kopie na jinou adresu, i mimo doménu. | Dočasné řešení, zástup během dovolené. |
| Skupina | Adresa, která každou zprávu rozešle všem členům do jejich schránek. | obchod@ pro tři obchodníky, interní oznámení. |
| Sdílená schránka | Jedna schránka s vlastní poštou, do které má přístup víc lidí. | Zákaznická podpora, objednávky, kde je potřeba vidět, kdo co vyřídil. |
Rozdíl mezi skupinou a sdílenou schránkou je podstatný. Ve skupině má každý svou kopii a nikdo neví, jestli už kolega odpověděl. Ve sdílené schránce je zpráva jen jednou a po vyřízení ji uvidí všichni jako přečtenou nebo přesunutou.
Které adresy firma obvykle potřebuje
Funkční adresy mají přežít změny v týmu, proto je nevažte na jméno konkrétního člověka. Pro malou firmu stačí několik:
- info@ nebo kontakt@ – hlavní adresa na web, vizitky a do profilu na Googlu.
- faktury@ – adresa, kterou dáte dodavatelům. Faktury pak nekončí v osobní poště obchodníka a účetní je má pohromadě.
- objednavky@ nebo podpora@ – u e-shopu a služeb s větším počtem zákazníků.
- web@ nebo admin@ – adresa pro registraci domény, hostingu a dalších služeb. Podrobně, proč na ní záleží, vysvětluje průvodce Přístupy k webu.
Osobní adresy (jmeno@ nebo jmeno.prijmeni@) mějte pro každého, kdo s klienty jedná sám za sebe. Jak adresy navrhnout a nastavit od začátku, popisuje průvodce Firemní e-mail.
Odpovídání jménem firmy
Alias, který jen přijímá, je poloviční řešení. Zákazník napíše na info@, odpověď mu ale přijde z adresy petr.novak@ a další dotaz už pošle Petrovi. Když Petr onemocní, zpráva čeká. Nastavte proto:
- Odesílání z aliasu. Ve většině poštovních služeb lze k aliasu přidat oprávnění odesílat jako tato adresa. V aplikaci pak při psaní vyberete, z jaké adresy zpráva odejde.
- Odpověď ze stejné adresy, na kterou zpráva přišla. Některé aplikace to umí nastavit automaticky – ověřte v nápovědě své pošty.
- Jednotný podpis pro firemní adresu, ideálně se jménem toho, kdo odpovídá. Inspiraci najdete v průvodci E-mailový podpis.
U sdílené schránky se odesílání jménem firmy řeší přímo v ní – odpověď odejde ze společné adresy a zůstane uložená v jejích odeslaných zprávách, takže ji vidí i kolegové.
Pozor na přeposílání do soukromé pošty
Přeposílat firemní poštu do osobního freemailu je pohodlné, ale má dvě slabiny. První je doručitelnost: přeposlaná zpráva odchází z vašeho serveru, ale tváří se jako zpráva od původního odesílatele. Kontroly SPF, DKIM a DMARC pak mohou selhat a cílová schránka ji zahodí nebo označí jako spam. Druhá je kontrola: firemní pošta leží v účtu, ke kterému firma nemá přístup.
Pokud přeposílání potřebujete, berte ho jako dočasné řešení a hlídejte, jestli zprávy opravdu docházejí. Dlouhodobě je lepší mít firemní schránku v telefonu jako další účet – nastavení přes IMAP vysvětluje heslo IMAP a POP3.
Když zaměstnanec odchází
Právě tady se ukáže, jestli byla pošta nastavená rozumně. Připravte si jednoduchý postup:
- Funkční adresy převeďte – aliasy info@ nebo faktury@ přesuňte ke kolegovi, ze sdílené schránky odeberte přístup.
- Změňte heslo a odhlaste zařízení odcházejícího, včetně telefonu a aplikací.
- Osobní adresu nerušte hned. Nastavte automatickou odpověď s kontaktem na nástupce a novou poštu směrujte k němu, aby se neztratily poptávky od klientů, kteří o změně nevědí.
- Rozhodněte o obsahu schránky. Firemní komunikaci převezměte, soukromé zprávy neotevírejte. Postup vůči bývalému zaměstnanci je vhodné předem probrat s právníkem a ošetřit ve vnitřních pravidlech.
- Zkontrolujte účty registrované na jeho adresu – doména, hosting, reklamní účty, dodavatelé.
Firemní e-mail u nás
Firemní e-mail na vaší doméně patří do provozního tarifu Light (od 1 000 Kč měsíčně, bez závazku). Funkční adresy, aliasy a odesílání z nich vám pomůžeme navrhnout při zakládání pošty nebo při úklidu té stávající. Rozsáhlejší přechod celé firmy, třeba přesun starých zpráv nebo nastavení pro větší tým, vám naceníme předem podle počtu lidí a schránek (hodina práce 1 000 Kč). Doména zůstává registrovaná na vás.
Časté otázky
Kolik aliasů můžu k jedné schránce mít?
Záleží na poskytovateli pošty a tarifu – limity se liší a mění, proto je ověřte v aktuální nabídce. Pro běžnou malou firmu s pár funkčními adresami to obvykle omezení není. Pokud potřebujete desítky adres, zvažte skupiny.
Pozná zákazník, že info@ je jen alias?
Když odpovíte se správně nastavenou adresou odesílatele, nepozná. Problém nastane, když alias jen přijímá a odpověď odejde z osobní adresy – zákazník pak píše dál přímo vám a firemní adresa ztrácí smysl.
Co je catch-all a mám ho zapnout?
Catch-all doručí poštu na jakoukoli adresu ve vaší doméně, i na takovou, která neexistuje – třeba s překlepem. Zachytí sice pár zpráv s chybou v adrese, ale také velké množství spamu na vymyšlené adresy. U malé firmy je lepší mít pevný seznam adres.
Můžu mít sdílenou schránku bez placené licence?
Někteří poskytovatelé sdílenou schránku bez vlastní licence umožňují, obvykle s omezením velikosti nebo funkcí. Jiní řeší týmovou poštu skupinou. Přesné podmínky se liší podle služby a tarifu, ověřte je v aktuální dokumentaci.
Mám schránku odcházejícího zaměstnance smazat?
Hned ne. Nejdřív zajistěte, aby nová pošta chodila kolegovi, a důležitou firemní komunikaci převezměte. Smazání odložte, dokud není jasné, že ze schránky nic nepotřebujete. Jak naložit se soukromými zprávami, které v ní mohou být, je dobré probrat s právníkem.