E-mailový podpis: co v něm má být a jak ho nastavit
Podpis je kus textu pod každým e-mailem, který vaše firma odešle – a proto ho za rok uvidí víc lidí než většina reklamy. Dobrý podpis řekne, kdo píše, jak ho zastihnout a kde najít web. Špatný se rozpadne na mobilu nebo pošle zprávu do spamu.
Aktualizováno
Co do podpisu patří
Podpis má odpovědět na otázku „kdo mi to píše a jak se mu ozvu“. Všechno ostatní je navíc. Rozumný základ:
| Údaj | Proč | Poznámka |
|---|---|---|
| Jméno a pozice | Příjemce ví, s kým jedná a co od vás může čekat. | Pozici pište srozumitelně, ne interní zkratkou. |
| Název firmy | Spojí člověka s firmou, i když zprávu přepošle dál. | Stejně jako na webu a ve faktuře. |
| Telefon | Nejrychlejší cesta, když je věc naléhavá. | S předvolbou +420, aby se na mobilu dal vytočit klepnutím. |
| Web | Ceník, reference a další služby na jedno kliknutí. | Celá adresa jako text, ne jen „klikněte zde“. |
| Identifikační údaje | IČO, sídlo, u společnosti zápis v obchodním rejstříku. | Menším písmem na konci podpisu. |
Adresu provozovny a otevírací dobu přidejte, pokud k vám zákazníci chodí osobně. E-mailovou adresu v podpisu opakovat nemusíte, příjemce ji vidí v hlavičce – ale při přeposílání nebo tisku se hodí.
Identifikační údaje a právní doložky
Podle občanského zákoníku (§ 435) má podnikatel na obchodních listinách a na webových stránkách uvádět své jméno nebo název, sídlo, IČO a údaj o zápisu do veřejného rejstříku, pokud v něm je zapsán. Firemní e-mail s nabídkou nebo objednávkou má k obchodní listině blízko, proto je praktické dát tyto údaje do podpisu. Na webu patří do patičky a stránky kontaktů – celý seznam shrnuje průvodce povinnými údaji na webu.
Dlouhé odstavce o důvěrnosti zprávy, které kdosi zkopíroval z mezinárodních korporací, obvykle nic nezaručí a podpis jen prodlouží. Pokud doložku kvůli svému oboru opravdu potřebujete, nechte si její znění připravit právníkem a udržujte ji krátkou.
Logo jako obrázek, nebo text
Podpis by měl fungovat i tehdy, když se obrázky nenačtou. Řada poštovních programů obrázky ve výchozím stavu blokuje, dokud je příjemce nepovolí. Proto:
- Důležité údaje (jméno, telefon, web) pište vždy jako text, nikdy je nevkládejte do obrázku.
- Logo dejte jako jediný obrázek, malý a s alternativním textem s názvem firmy.
- Ikony sociálních sítí jsou volitelné. Každá je další obrázek; dvě stačí, nebo je nahraďte textovými odkazy.
- Barvy a písmo přeberte z brand manuálu, ale u písma počítejte s tím, že příjemci se zobrazí náhradní, pokud ho nemá.
Jednotný podpis pro celou firmu
Když si podpis každý dělá sám, za rok má firma pět verzí loga, tři staré telefony a jednoho kolegu s citátem. Postup, jak tomu předejít:
- Připravte jednu šablonu s místy pro jméno, pozici a přímý telefon.
- Vložte ji ve všech zařízeních – v počítači, webové poště i v mobilní aplikaci. Na telefonu přepište výchozí „Odesláno z…“.
- U služeb jako Google Workspace nebo Microsoft 365 může správce nastavit jednotnou patičku nebo pravidla pro celou doménu. Postup se v administraci mění, ověřte ho v aktuální nápovědě služby.
- Při změně telefonu, adresy nebo loga upravte šablonu a projděte všechny schránky.
Pokud firemní schránky teprve zakládáte, začněte návodem firemní e-mail na vlastní doméně.
Chyby, kvůli kterým e-maily padají do spamu
Spamové filtry hodnotí celou zprávu, a podpis je v ní při každé zprávě. Na co si dát pozor:
- Podpis tvořený jen obrázkem. Zpráva s minimem textu a velkým obrázkem připomíná hromadnou reklamu.
- Zkracovače odkazů. Krátké odkazy přes cizí služby skrývají cíl a filtry je často berou podezíravě. Odkazujte na vlastní doménu.
- Nesoulad domén. Text odkazu ukazuje jednu adresu, ale ve skutečnosti vede jinam. Text i cíl mají být stejné.
- Příliš velké logo. Logo ve vysokém rozlišení zbytečně zvětší každou zprávu.
Nejčastější příčina problémů s doručováním ale není podpis, nýbrž chybějící ověření domény. Pokud zprávy končí ve spamu i s jednoduchým podpisem, zkontrolujte záznamy SPF, DKIM a DMARC.
Odkaz na web v podpisu můžete doplnit o parametry UTM, abyste v analytice viděli, kolik lidí přišlo z běžné korespondence. Udělejte to ale jen u odkazu na web, ne u každé ikony.
Jak to máme u nás
Schránky na doméně klienta provozujeme v rámci tarifu Light, který začíná na 1 000 Kč měsíčně a nemá závazek. Návrh podpisu a jeho vložení do schránek nemáme v ceníku jako balíček: domluvíme, kolik lidí a zařízení se to týká, a dopředu řekneme, kolik hodin práce to bude. Doména zůstává registrovaná na vás.
Časté otázky
Musím mít v podpisu IČO?
Občanský zákoník ukládá podnikateli uvádět identifikační údaje na obchodních listinách a na webu. Jestli se to vztahuje na každý e-mail, se vykládá různě. Uvést IČO a sídlo v podpisu nic nestojí a spor tím předejdete; v nejasných případech se poraďte s právníkem.
Vyplatí se dávat do podpisu banner s akcí?
Občas ano, třeba před sezónou. Udržujte ho malý, s textovou alternativou a odkazem, a po skončení akce ho odstraňte. Banner, který visí v podpisu půl roku po skončení akce, působí horší dojem, než kdyby tam nebyl.
Proč se mi logo v podpisu zobrazuje jako příloha?
Některé poštovní programy vkládají obrázky do zprávy jako přílohy, jiné je načítají z internetu. Výsledek se liší podle programu odesílatele i příjemce. Pomůže logo nahrané na vlastním webu a vložené odkazem; ověřte to testem do několika různých schránek.
Má mít podpis i odpověď na zprávu?
U odpovědí v dlouhém vlákně stačí zkrácený podpis – jméno, firma a telefon. Většina poštovních programů umožňuje nastavit zvlášť podpis pro nové zprávy a pro odpovědi. Vlákno pak není plné opakovaných log.
Nastavíte jednotný podpis celé firmě?
Připravíme ho a pomůžeme vložit do schránek. Nastavení počítáme podle času, který zabere – hodina stojí 1 000 Kč a rozsah znáte dopředu. Schránky na vaší doméně jsou součástí tarifu Light od 1 000 Kč měsíčně.