Google Workspace, nebo Microsoft 365 pro firemní e-mail?
Obě služby vám dají e-mail na vlastní doméně, kalendář, úložiště, kancelářské aplikace a správu účtů. Liší se hlavně tím, jak se v nich pracuje: Google stojí na prohlížeči a společné práci v jednom dokumentu, Microsoft na aplikacích Office, které vaše firma i partneři možná už znají. Rozhodujte podle toho, jak pracujete dnes, ne podle seznamu funkcí.
Aktualizováno
Co mají obě služby společné
- poštu na adrese jmeno@vasefirma.cz s webovým rozhraním i aplikací do telefonu,
- sdílené kalendáře a plánování schůzek,
- cloudové úložiště souborů se sdílením uvnitř firmy i ven,
- dokumenty, tabulky a prezentace,
- videohovory,
- administraci, kde zakládáte a rušíte účty zaměstnanců.
Obě se platí pravidelně za uživatele a mají několik úrovní tarifů. Konkrétní ceny, velikost úložiště a obsah jednotlivých tarifů tu záměrně neuvádíme – mění se. Ověřte v aktuální nabídce Googlu a Microsoftu a srovnávejte tarify se stejnými funkcemi, které opravdu využijete.
Kde se liší v principu
| Google Workspace | Microsoft 365 | |
|---|---|---|
| Styl práce | Především v prohlížeči; dokument je jeden a pracuje se v něm společně. | Kořeny v desktopových aplikacích Office; webové verze jsou k dispozici také. |
| Pošta | Rozhraní Gmailu, štítky místo složek. | Outlook a Exchange, klasické složky. |
| Soubory | Disk Google a sdílené disky pro týmy. | OneDrive pro jednotlivce, SharePoint a Teams pro týmy. |
| Komunikace v týmu | Chat a Meet. | Teams spojuje chat, schůzky a soubory. |
| Desktopové Office | Nejsou součástí; soubory Office lze otevírat a upravovat. | Podle tarifu – některé obsahují jen webové a mobilní verze. Ověřte. |
Žádná z těch odlišností není dobrá nebo špatná sama o sobě. Pro pětičlennou firmu, která si posílá nabídky v tabulkách, se hodí něco jiného než pro účetní kancelář, která celý den pracuje v Excelu a s klienty si vyměňuje dokumenty ve formátu Word.
Pro koho se hodí které
Spíš Google Workspace, když:
- už teď používáte osobní Gmail, Kalendář nebo Disk a jste na ně zvyklí,
- pracujete hlavně z prohlížeče a z telefonu, často mimo kancelář,
- více lidí upravuje stejný dokument najednou,
- nechcete na počítačích instalovat a aktualizovat kancelářský balík.
Spíš Microsoft 365, když:
- firma stojí na Excelu, Wordu nebo Outlooku a lidé v nich umějí pracovat,
- s klienty a úřady si vyměňujete soubory Office včetně maker a šablon,
- potřebujete pracovat offline v plnohodnotných aplikacích,
- počítače ve firmě už spravujete přes ekosystém Microsoftu.
Kombinovat obě služby jde – třeba poštu u jednoho a sdílené soubory u druhého –, ale pro malou firmu to znamená dvojí správu účtů a dvojí hesla. Pošta jedné domény by navíc měla běžet u jednoho poskytovatele; dělené doručení mezi dva systémy je zbytečná komplikace. Pokud poskytovatel nabízí zkušební období, vyzkoušejte si v něm běžný pracovní den: odeslat nabídku, sdílet tabulku s kolegou, naplánovat schůzku z telefonu.
Na co se zeptat před výběrem
- Kolik lidí potřebuje vlastní účet a kolik adres stačí jako alias nebo skupina (info@, fakturace@)?
- Jaké soubory chodí zvenku – a jestli je partneři potřebují dostat zpět ve stejném formátu.
- Kdo bude službu spravovat – zakládat účty, rušit přístupy odcházejícím lidem, obnovovat zapomenutá hesla. Ve firmě bez IT člověka je jednodušší rozhraní správy, ve kterém se vyzná i majitel, důležitější než dlouhý seznam pokročilých funkcí.
- Kde jsou dnes stará pošta a soubory a kolik toho je potřeba přenést.
- Jaké požadavky máte na data – smlouva o zpracování osobních údajů, umístění dat, archivace. Podmínky si přečtěte u poskytovatele, u citlivých oborů je proberte s právníkem.
Na čem záleží bez ohledu na výběr
- Doména patří firmě. Obě služby se k ní připojují přes DNS – jak doména a záznamy fungují, vysvětluje heslo Doména a hosting.
- Ověření odesílání. Bez správných záznamů SPF, DKIM a DMARC končí pošta u příjemců ve spamu, ať zvolíte kohokoli. Pozor hlavně na formulář webu, který posílá e-maily jinou cestou.
- Hlavní administrátor je někdo z firmy, ne bývalý dodavatel. Zapněte dvoufázové ověření a mějte záložní přístup.
- Jednotný podpis pro všechny – návod najdete v průvodci E-mailový podpis.
Celý postup zakládání firemní pošty včetně třetí cesty, schránek u hostingu, popisuje průvodce Firemní e-mail.
Firemní e-mail a jeho nastavení u nás
Když vám stačí pošta na doméně bez kancelářského balíku, je firemní e-mail součástí tarifu Light od 1 000 Kč měsíčně společně s hostingem webu a formuláři.
Pokud se rozhodnete pro Google Workspace nebo Microsoft 365, licence si platíte přímo u poskytovatele. My pro zvolenou službu připravíme DNS, propojíme s ní odesílání z webového formuláře a pomůžeme s přenosem staré pošty. Rozsah dopředu odsouhlasíme a naceníme.
Časté otázky
Můžu s Google Workspace dál pracovat ve Wordu a Excelu?
Ano, soubory Office se dají na Disku Google otevírat i upravovat a stažené dokumenty si můžete otevřít v jakékoli kancelářské aplikaci. U složitých tabulek s makry nebo propracovaných šablon ale počítejte s tím, že se formátování nebo funkce nemusí přenést beze zbytku. Vyzkoušejte to na svých skutečných souborech.
Dá se později přejít z jednoho na druhé?
Dá. Pošta se přenese migračním nástrojem nebo přes IMAP, soubory se přesunou a v DNS se změní záznamy MX a ověření odesílání. Pracné bývají hlavně sdílené složky, kalendáře a nastavení na zařízeních všech lidí, takže přechod je lepší naplánovat na klidnější období.
Potřebuje každá adresa vlastní placený účet?
Ne každá. Obě služby umožňují další adresy, které doručují do existující schránky, a skupinové nebo sdílené adresy pro tým. Jaké přesně možnosti a limity platí, se liší podle tarifu – ověřte v aktuální nabídce.
Nestačí mi pošta u hostingu?
Pro pár lidí, kteří chtějí jen posílat a přijímat e-maily, často ano. Workspace nebo Microsoft 365 dávají smysl tehdy, když k poště chcete i společné dokumenty, kalendáře, videohovory a centrální správu účtů.
Nastavíte nám jednu z těchto služeb?
Ano. DNS záznamy, ověření domény a nastavení odesílání pro zvolenou službu uděláme a naceníme předem podle počtu lidí a toho, co se stěhuje. Za naši hodinu práce zaplatíte 1 000 Kč; licence platíte přímo Googlu nebo Microsoftu.