Přístupy k webu: kde je mít, komu je dát a co když webař zmizí
K webu patří deset i víc různých účtů – od registrátora domény přes hosting po Google a Meta. Hlavní z nich má mít na sebe napsané majitel firmy, dodavatelé mají dostat vlastní přístupy s omezenou rolí a všechno má ležet ve správci hesel, ne v hlavě jednoho člověka. Tady je postup, jak si v tom udělat pořádek dřív, než ho budete potřebovat.
Aktualizováno
Mapa přístupů: co všechno web má
Začněte inventurou. Pro každou službu si zapište, kdo je vlastníkem účtu, kdo k němu má přístup a na jaký e-mail chodí upozornění. Typický firemní web má tyto části:
| Účet | Proč na něm záleží | Kdo má být vlastník |
|---|---|---|
| Registrátor domény | Prodloužení, převod, změna DNS serverů | Firma jako držitel domény |
| Správa DNS | Kam vede web a kam chodí pošta | Firma, dodavatel může mít vlastní přístup |
| Hosting nebo server | Soubory, databáze, zálohy | Firma, nebo dodavatel, který provoz smluvně zajišťuje |
| Administrace webu či e-shopu | Obsah, objednávky, uživatelé | Firma jako hlavní správce |
| Firemní e-mail | Přes něj se obnovují hesla ke všemu ostatnímu | Firma |
| Google účty | Search Console, Analytics, Firemní profil, Ads | Firemní účet s rolí vlastníka nebo správce |
| Meta a další | Firemní stránky, reklamní účet, Firmy.cz, platební brána | Firma |
Proč je důležité, kdo je u domény zapsaný jako držitel a co říká licence ke kódu a textům, rozebírá článek Komu patří web. Tady jde o praktickou stránku: jak přístupy nastavit a uchovat.
Pravidlo: vlastní účty místo sdílených hesel
Většina služeb umí přidat dalšího uživatele s omezenou rolí. Využijte to – je to bezpečnější než posílat dodavateli své heslo:
- Google Search Console – roli vlastníka si ponechte, webaři přidejte uživatelský přístup (plný nebo omezený podle toho, co dělá). Jak službu založit, popisuje průvodce Search Console.
- Google Analytics přiděluje role na úrovni účtu a služby. Roli správce si nechte, agentuře dejte tu, kterou pro práci potřebuje (viz Google Analytics).
- Firemní profil na Googlu má vlastníky a správce. Primárním vlastníkem má být firemní účet, ne osobní účet webaře.
- Meta umožňuje dát agentuře přístup k firemní stránce a reklamnímu účtu jako partnerovi, aniž by se účet převáděl.
Názvy rolí a postup v rozhraní se u těchto služeb čas od času mění, přesné kroky proto ověřte v jejich aktuální nápovědě. Princip ale zůstává: když spolupráce skončí, odeberete jednoho uživatele a nic dalšího měnit nemusíte.
Správce hesel: kam přístupy uložit
Tabulka v počítači nebo papír v šuplíku je lepší než nic, ale správce hesel je bezpečnější i pohodlnější. Známé jsou například Bitwarden, 1Password nebo KeePass; podmínky a tarify ověřte v jejich aktuální nabídce. Při nastavení myslete na:
- Firemní trezor oddělený od osobních hesel, ke kterému mají přístup aspoň dva lidé ve firmě.
- Ke každému účtu poznámku – co to je, kdo je vlastník, na jaký e-mail a telefon se obnovuje.
- Záložní kódy dvoufázového ověření uložené u příslušného účtu. Bez nich vás ztracený telefon může od účtu odříznout.
- Nouzový přístup pro případ, že hlavní správce nebude k zastižení. Některé správce hesel ho nabízejí přímo, jinak stačí zapečetěná obálka s hlavním heslem u důvěryhodné osoby.
Jak správce hesel zapadá do celkového zabezpečení, spolu se zálohami a aktualizacemi, popisuje průvodce zabezpečení webu.
Kontaktní e-maily: nenápadná past
Účet může být formálně váš, a přesto ho ovládá někdo jiný – ten, komu chodí e-maily pro obnovu hesla. Zkontrolujte proto:
- jaký e-mail je u domény uvedený v registru a u registrátora (sem chodí upozornění na expiraci i převodní heslo),
- jestli obnovovací e-mail Google nebo Meta účtu není soukromá schránka bývalého zaměstnance či webaře,
- jestli je pro tyto účty použitá obecná adresa typu web@vasefirma.cz, která nezávisí na jednom člověku.
Pokud firemní e-mail na vlastní doméně ještě nemáte, postup je v průvodci Firemní e-mail.
Předání přístupů a co když webař zmizí
Když přístupy předáváte nebo přebíráte, mějte to písemně:
- seznam účtů z mapy výše, u každého stav „předáno“ a datum,
- záloha webu a databáze, případně zdrojový kód,
- informace o placených licencích a kdy se prodlužují,
- po skončení spolupráce změna hesel a odebrání účtů předchozího dodavatele.
Pokud webař přestal odpovídat a přístupy nemáte, začněte doménou: když jste jejím držitelem, registrátor vám pomůže i bez něj. Celý postup krok za krokem je v článku Převzetí webu od webaře.
Jak to máme u nás
Doménu registrujeme vždy na klienta, ne na sebe. Hosting, firemní e-mail a formuláře jsou součástí tarifu Light od 1 000 Kč měsíčně, který můžete kdykoli ukončit. Pokud potřebujete pomoct přístupy dohledat, převzít nebo uspořádat, rozsah práce s vámi odsouhlasíme předem a účtujeme 1 000 Kč za hodinu. Převzetí cizího webu posoudíme vždy individuálně.
Časté otázky
Není bezpečnější, když hesla zná jen webař?
Bezpečnější je, když každý má vlastní účet s oprávněním, které potřebuje. Hesla, která zná jen jeden člověk, jsou riziko pro vás i pro něj – stačí nemoc, odchod nebo spor. Vlastník má mít hlavní účty, dodavatel jen přidělený přístup.
Můžu hesla poslat dodavateli e-mailem?
Raději ne. E-mail zůstává v obou schránkách roky a při úniku schránky uniknou i hesla. Lepší je dodavateli přidělit vlastní účet, a když to nejde, sdílet heslo přes správce hesel nebo jednorázový odkaz a po skončení práce ho změnit.
Co je převodní heslo (AuthInfo) a kde ho vzít?
Je to heslo, kterým se u domény .cz potvrzuje převod k jinému registrátorovi nebo změna držitele. Vydává ho registrátor a podle pravidel CZ.NIC se zasílá na e-mail držitele domény. Proto musí být v registru uvedený e-mail, ke kterému máte přístup.
Jak často přístupy kontrolovat?
Rozumné je jednou ročně a vždy, když odejde zaměstnanec nebo končí spolupráce s dodavatelem. Projděte, kdo má kam přístup, jestli sedí kontaktní e-maily a telefony pro obnovu účtu a kdy vyprší doména.