Firemní e-mail na vlastní doméně: jak ho založit a nastavit SPF, DKIM, DMARC
Adresa jmeno@vasefirma.cz působí profesionálněji než freemail a hlavně patří firmě, ne jednomu člověku. Aby pošta spolehlivě odcházela i přicházela, nestačí schránku založit – je potřeba správně nastavit DNS. Tady je postup od výběru služby po ochranu proti podvrženým e-mailům.
Aktualizováno
Krok 1: Ujistěte se, že máte doménu pod kontrolou
Firemní e-mail stojí na doméně. Než cokoli nastavíte, ověřte, že je doména registrovaná na vás a že máte přístup k její správě DNS (nebo víte, kdo ho má). Pokud doménu teprve zakládáte, projděte si nejdřív registraci domény.
Krok 2: Vyberte, kde bude pošta běžet
| Varianta | Hodí se, když | Na co myslet |
|---|---|---|
| Schránky u poskytovatele webhostingu | Stačí klasická pošta pro pár lidí a chcete vše u jednoho dodavatele. | Velikost schránek, kvalita antispamu, webmail a zálohy se u poskytovatelů liší. |
| Google Workspace | Firma už pracuje s Gmailem, Kalendářem a Diskem Google. | Platí se za každého uživatele; sdílené adresy řešte aliasy nebo skupinami. |
| Microsoft 365 | Firma používá Outlook, Word, Excel a Teams. | Licence jsou po uživatelích; nastavení je o něco složitější. |
| Seznam pro firmy | Chcete české prostředí a znáte Seznam Email. | Ověřte si aktuální podmínky a možnosti služby přímo u Seznamu. |
Ceny ani výbavu jednotlivých služeb tu neuvádíme – mění se. Vyberte podle toho, v čem už firma pracuje, a podle toho, kolik lidí bude mít vlastní schránku.
Krok 3: Navrhněte adresy
- Osobní schránky pro lidi, kteří komunikují se zákazníky: jana.novakova@ nebo jana@. Zvolte jeden formát a držte se ho.
- Funkční adresy jako info@, objednavky@ nebo fakturace@ nastavte jako aliasy nebo sdílené schránky. Když člověk odejde, adresa zůstane.
- Odchozí pošta z webu (potvrzení z formuláře, notifikace) má mít vlastní adresu, třeba web@ – usnadní to nastavení ověření i hledání zpráv.
Krok 4: Nastavte DNS záznamy
Vybraná služba vám řekne přesné hodnoty. Vy (nebo správce domény) je zapíšete do DNS. Každý záznam má jinou roli:
- MX – určuje, který server přijímá vaši poštu. Po změně MX začne pošta chodit k novému poskytovateli; dokud se změna nerozšíří, může část zpráv dorazit ještě do staré schránky.
- SPF (TXT záznam začínající v=spf1) – seznam serverů, které smějí posílat poštu za vaši doménu. Na doméně má být jen jeden SPF záznam; když používáte víc služeb (pošta, web, newsletter), spojte je do jednoho.
- DKIM – digitální podpis zpráv. Služba vygeneruje klíč, vy zveřejníte jeho veřejnou část v DNS a pak podepisování zapnete v administraci služby.
- DMARC (TXT záznam na _dmarc.vasefirma.cz) – říká přijímajícím serverům, co dělat se zprávou, která neprojde SPF ani DKIM, a kam posílat hlášení.
Obecné vysvětlení, co je DNS a jak souvisí doména s hostingem, najdete v hesle Doména a hosting.
Krok 5: DMARC zpřísňujte postupně
Začněte s politikou p=none: nic se neblokuje, jen dostáváte hlášení, kdo za vaši doménu posílá poštu. Často se tak ukáže zapomenutá služba – fakturační systém, newsletter nebo formulář webu – kterou je potřeba doplnit do SPF nebo jí nastavit DKIM. Až hlášení ukazují jen legitimní odesílatele, přejděte na p=quarantine a nakonec na p=reject. Tím ztížíte podvodníkům posílání e-mailů, které se tváří, že jsou od vás.
Krok 6: Přeneste starou poštu a otestujte
- Starou poštu přeneste nástrojem pro migraci, který nabízí nová služba, nebo přes IMAP v poštovním programu.
- Na všech zařízeních nastavte nové účty a staré odpojte až po kontrole, že nic nechybí.
- Pošlete testovací e-mail na Gmail i Seznam a v zobrazení původní zprávy zkontrolujte, že SPF, DKIM i DMARC hlásí „pass“.
- Otestujte i odeslání formuláře z webu – potvrzení zákazníkovi musí projít ověřením stejně jako běžná pošta.
Kolik to stojí u nás
Firemní e-mail na vaší doméně je součástí tarifu Light za 1 000 Kč měsíčně spolu s hostingem webu a formuláři. Převod existující pošty nebo nastavení pro službu jiného poskytovatele účtujeme hodinovou sazbou 1 000 Kč. Co všechno patří k provozu webu, rozebírá článek Kolik stojí správa webu.
Časté otázky
Můžu mít firemní e-mail na doméně, i když nemám web?
Ano. E-mail potřebuje jen doménu a službu, která poštu přijímá. Web může vzniknout později nebo běžet úplně jinde.
Proč mi odeslané e-maily padají do spamu?
Nejčastěji chybí nebo jsou špatně nastavené záznamy SPF, DKIM a DMARC, takže přijímající server nemůže ověřit, že zpráva opravdu přišla od vás. Další příčiny jsou hromadné rozesílky ze stejné schránky nebo odesílání přes formulář webu jménem cizí adresy.
Jaký je rozdíl mezi schránkou a aliasem?
Schránka je samostatný účet s vlastním heslem a úložištěm. Alias je jen další adresa, která doručuje do existující schránky – například info@ a objednavky@ mohou chodit jednomu člověku, aniž byste platili další schránku.
Můžu si firemní poštu přeposílat do Gmailu nebo Seznamu?
Technicky ano, ale přeposílání naráží na ověřování (SPF), takže část zpráv se může ztratit ve spamu. A odpovědi pak často odcházejí ze soukromé adresy. Spolehlivější je firemní schránku připojit do aplikace v telefonu nebo do poštovního programu přímo.
Co se stane s e-maily, když změním poskytovatele webu?
Pokud e-mail běží u stejného poskytovatele jako web, je potřeba při přechodu přesunout i schránky. Pokud běží zvlášť (záznam MX ukazuje jinam), změna webu se e-mailu nedotkne. Proto se vyplatí vědět, kde vaše pošta skutečně je.