Rezervační systém pro ubytování: přímé rezervace bez provize
Vlastní rezervační systém na webu penzionu nebo apartmánu umožní hostům zarezervovat pobyt přímo u vás – bez provize portálu a s kontaktem, který zůstane vám. Aby to fungovalo, potřebuje kalendář obsazenosti propojený s Bookingem a dalšími portály, ceny podle sezóny a zálohu zaplacenou online.
Aktualizováno
Proč chtít přímé rezervace
Portály typu Booking nebo Airbnb přivádějí hosty, které byste jinak nezískali, a vzdát se jich obvykle nedává smysl. Z každé rezervace si ale berou provizi podle své aktuální smlouvy a kontakt na hosta máte jen omezeně. Přímá rezervace přes váš web má jiné výhody:
- neplatíte provizi a o storno podmínkách rozhodujete sami,
- s hostem komunikujete napřímo a můžete ho oslovit znovu (se souhlasem),
- vracející se hosté a doporučení nemusí jít přes portál,
- můžete nabídnout balíčky, které portál neumí – víkend s večeří, wellness, pobyt se vstupenkami.
Realistický cíl tedy není nahradit portály, ale posunout část hostů – hlavně stálých a těch, kdo vás už našli na Googlu – k rezervaci napřímo. Co dalšího má mít web ubytování, popisuje článek web pro penzion.
Co má rezervační systém pro ubytování umět
| Funkce | Proč je důležitá |
|---|---|
| Kalendář obsazenosti | Host vidí volné termíny pro konkrétní pokoj nebo apartmán a nemusí psát dotaz. |
| Sezónní ceny | Jiná cena v létě, o svátcích a mimo sezónu; víkendové příplatky a slevy za delší pobyt. |
| Minimální délka pobytu | Třeba tři noci v hlavní sezóně, aby nevznikaly nepoužitelné mezery mezi rezervacemi. |
| Cena podle obsazení | Příplatek za další osobu, přistýlku, dítě nebo psa. |
| Záloha a storno | Online platba zálohy a automaticky spočítané vrácení podle data zrušení. |
| Potvrzení a pokyny | E-mail s rekapitulací hned po rezervaci a pokyny k příjezdu pár dní před ním. |
| Přehled pro vás | Příjezdy a odjezdy na týden dopředu, kontakty, poznámky a stav plateb. |
Obecné principy rezervací – potvrzování, připomínky, správa termínů – jsou společné s jinými obory a najdete je v článku o rezervačním systému. Ubytování má navíc noci místo časových slotů, sezónní ceny a hlavně nutnost synchronizovat obsazenost s portály.
Synchronizace s Bookingem: iCal, nebo channel manager
Největší obava majitelů ubytování je dvojitá rezervace – stejný pokoj prodaný na webu i na portálu. Řeší se dvěma způsoby:
- Synchronizace kalendářů (iCal). Portál a váš web si navzájem posílají obsazené termíny. Je jednoduchá a obvykle bez dalšího poplatku, ale přenáší jen obsazenost a s určitým zpožděním. Pro pár pokojů a jeden portál často stačí.
- Channel manager. Samostatná služba, která v reálném čase drží obsazenost i ceny napříč portály a vaším webem. Platí se měsíčně podle ceníku poskytovatele; vyplatí se při více portálech, více jednotkách nebo časté změně cen.
Váš web pak buď používá vlastní kalendář napojený přes iCal, nebo přebírá data z channel manageru, pokud ten nabízí rozhraní pro přímé rezervace. Kterou cestu zvolit, záleží na tom, kolik jednotek a portálů máte – to probereme na začátku.
Záloha, platba a povinnosti ubytovatele
Online záloha přes platební bránu potvrdí rezervaci okamžitě a výrazně omezí hosty, kteří nedorazí. Alternativou je převod s QR kódem v potvrzovacím e-mailu, kdy rezervace čeká na připsání platby. Doplatek se pak obvykle řeší na místě nebo před příjezdem.
Rezervační systém vám může usnadnit i administrativu: shromáždit údaje hostů předem, připravit podklady pro evidenci ubytovaných a spočítat místní poplatek z pobytu. Jaké údaje a v jaké formě evidovat, kdy hlásit cizince a jakou sazbu poplatku vaše obec stanovila, si ověřte na obecním úřadě a u cizinecké policie – pravidla se mohou měnit.
Jak přimět hosty rezervovat napřímo
- Na webu jasně ukažte, že přímá rezervace přináší něco navíc.
- Mějte aktuální fotky všech pokojů, nejen nejhezčího.
- Udržujte profil na Googlu s odkazem na rezervaci – hosté, kteří hledají vaše jméno, tak skončí u vás, ne na portálu.
- Rezervace musí jít pohodlně dokončit na telefonu, i v cizím jazyce.
- Kontakty z přímých rezervací ukládejte s jasným souhlasem, abyste mohli hostům mimo sezónu poslat nabídku volných termínů.
- Po pobytu pošlete poděkování a pozvánku na příští rok s výhodou pro stálé hosty.
Kolik rezervace ubytování stojí u nás
Web penzionu nebo apartmánů s vlastním rezervačním kalendářem stavíme jako Web na míru za 35 000 Kč jednorázově. Napojení na channel manager, sezónní ceníky se složitými pravidly nebo platby online posoudíme podle konkrétních služeb a cenu sdělíme předem; menší rozšíření stojí 1 000 Kč za hodinu. Hosting, dohled a drobné změny obsahu pokryje měsíční tarif od 1 000 Kč, bez závazku. Provize portálů a poplatky channel manageru nebo brány platíte přímo jim.
Časté otázky
Můžu na webu nabízet nižší cenu než na Bookingu?
Smluvní podmínky rezervačních portálů se k cenám na vlastním webu vyjadřují různě a v čase se mění. Před nastavením cenové politiky si přečtěte aktuální smlouvu s portálem, případně se poraďte s právníkem. Častou cestou je místo nižší ceny nabídnout při přímé rezervaci něco navíc – snídani, pozdní odjezd nebo parkování.
Stačí synchronizace kalendářů přes iCal?
Pro malý penzion s pár pokoji a jedním portálem často ano. iCal ale přenáší jen obsazenost, ne ceny, a obnovuje se se zpožděním, takže riziko dvojité rezervace úplně nezmizí. Při více portálech nebo častých změnách cen je spolehlivější channel manager.
Jakou zálohu chtít?
To je obchodní rozhodnutí, ne technické. Systém umí vybrat procento z ceny, pevnou částku i celou platbu předem a podle termínu příjezdu nastavit, kdy a kolik se při zrušení vrací. Hlavní je mít storno podmínky jasně napsané u rezervace a v potvrzovacím e-mailu.
Musí rezervace fungovat i v angličtině a němčině?
Pokud k vám jezdí zahraniční hosté, rozhodně. Přímou rezervaci udělají jen tehdy, když jí rozumí – včetně storno podmínek a pokynů k příjezdu. Jazykové verze se dají přidat i později, je ale dobré s nimi počítat od začátku.
Kolik u vás stojí web s rezervacemi pro penzion?
Penzionový web, jehož součástí je vlastní rezervační kalendář, odpovídá variantě Web na míru (35 000 Kč). Napojení na channel manager nebo platební bránu posoudíme podle konkrétní služby a naceníme předem. Poplatky portálů a brány se platí jejich provozovatelům.