Skladové hospodářství a napojení e-shopu na sklad
Napojení e-shopu na sklad řeší jednu věc: aby počet kusů na webu odpovídal tomu, co skutečně leží na regálu. Jakmile prodáváte i na prodejně, na tržištích nebo velkoobchodně, ruční přepisování přestává stačit. Ukážeme, jak zásoby propojit, kdy zboží rezervovat a jak zvládnout naskladnění i inventuru.
Aktualizováno
Kde se zásoby rozcházejí
Dokud zboží ubývá jen objednávkami z e-shopu, stav sedí skoro sám. Problémy začnou s dalšími místy prodeje a pohybu zboží:
- prodej v kamenné prodejně nebo na stánku přes pokladnu,
- objednávky z tržišť a od velkoodběratelů,
- rozbité, darované nebo reklamované kusy, které nikdo neodepíše,
- výroba, při které se ze surovin stává hotový výrobek,
- zboží uložené u externího partnera, třeba při fulfillmentu.
Výsledek bývá vždy stejný: e-shop ukazuje „skladem“ u zboží, které zrovna odnesl zákazník z prodejny. Následuje omluvný e-mail, vrácení peněz a nespokojený kupující.
Kde vést hlavní evidenci
Napřed je třeba rozhodnout, který systém o stavu zásob rozhoduje. Ostatní se mu jen přizpůsobují. Obvyklé varianty:
| Hlavní evidence | Kdy se hodí | Na co myslet |
|---|---|---|
| E-shop | Prodej hlavně online, jeden sklad, menší prodejna s pokladnou napojenou na e-shop. | Funkce skladu v platformě bývají jednodušší (příjemky, šarže, více skladů). |
| Pokladní systém | Silná kamenná prodejna nebo provoz, kde web jen doplňuje prodej. | Pokladna musí umět stav předávat ven, ne jen přijímat objednávky. |
| Skladový nebo ekonomický program | Více skladů, velkoobchod, výroba, účetnictví vedené ve stejném programu. | Napojení na e-shop bývá nejsložitější a závisí na rozhraní programu. |
Spojení se řeší podle toho, co který systém umí – přes API, hotový doplněk platformy, nebo výměnu souborů. Pokud jde ruku v ruce s fakturací, propojte obojí najednou; postup popisuje stránka napojení na účetnictví.
Máte víc skladů nebo prodejen? Pak se rozhodněte, co zákazník na webu uvidí. Buď jeden součet „skladem“, nebo dostupnost po jednotlivých místech („skladem na prodejně v Brně, do e-shopu za dva dny“). Druhá varianta se hodí pro osobní odběr, ale vyžaduje, aby každá prodejna zapisovala přesuny zboží mezi sklady. Jinak web slibuje kus, který právě cestuje v autě.
Kdy zboží odečíst a kdy rezervovat
Častá otázka zní, v jakém okamžiku má objednávka snížit zásobu. Každá volba má důsledky:
- Při vytvoření objednávky – nejbezpečnější proti dvojímu prodeji. Nezaplacené objednávky ale zboží blokují, takže je potřeba je po určité době automaticky zrušit a kusy vrátit do prodeje.
- Při zaplacení – zásoba se neblokuje zbytečně, ale u posledních kusů hrozí, že zaplatí dva lidé najednou.
- Při expedici – hodí se jen u zboží, kterého máte dostatek a kde krátký rozdíl nevadí.
Vložení do košíku zboží obvykle nerezervuje. U limitovaných edic nebo kusových výrobků se ale dočasná rezervace na pár minut vyplatí – zákazník má jistotu, že mu věc nikdo nevyfoukne během placení.
Pozor také na sady a komplety. Když prodáváte balíček složený ze tří výrobků, musí prodej odečíst každý z nich, jinak sklad ukazuje kusy, které už jsou v jiných krabicích.
Minimální zásoby a naskladnění
Sklad propojený s e-shopem může hlídat i to, co dochází. U každého produktu nastavíte minimální počet kusů a při jeho dosažení přijde upozornění, případně se předvyplní objednávka u dodavatele.
Naskladnění by mělo jít bez přepisování. Pokud dodavatel posílá dodací list elektronicky, nahrajete ho jako příjemku a čísla se propíšou na web. Produkty se párují podle kódu, ideálně podle EAN, který přečte i čtečka. Aktualizace ceníků a dostupnosti od dodavatelů, kteří zboží drží u sebe, je samostatné téma – řeší ji import produktů.
Inventura bez zastavení prodeje
Fyzická kontrola zásob odhalí rozdíly, které vznikly mimo systém. Aby inventura nenarušila provoz:
- počítejte po částech – po regálech nebo kategoriích, ne vše najednou,
- po dobu počítání u dané části neodesílejte objednávky, nebo pohyby zapisujte stranou a po inventuře je doplňte,
- rozdíly zapisujte jako opravu s důvodem, ne přepsáním čísla,
- výsledky porovnávejte s minulou inventurou: opakovaný úbytek u stejného zboží ukazuje na chybu v procesu.
Jak inventuru zaúčtovat a jak často ji dělat, konzultujte s účetní.
Napojení skladu u nás
Propojení e-shopu se skladem nemá v ceníku jednu cenu, protože každý program nabízí jiné rozhraní. Nejdřív si ověříme, co váš systém umí, a rozsah vám naceníme ještě před začátkem. Menší úpravy hotového napojení počítáme hodinově (1 000 Kč). Když stavíte obchod nový, je sklad součástí zadání: celý obchod vyjde na od 30 000 Kč a konečnou částku, ovlivněnou platformou, sortimentem a napojeními, vám sdělíme předem. Licence pokladny nebo skladového programu hradíte jejich výrobcům.
Časté otázky
Stačí mi sklad přímo v administraci e-shopu?
Pokud prodáváte jen online a z jednoho místa, většinou ano. Evidence zásob v e-shopové platformě zvládne odečítání při prodeji, naskladnění i upozornění na docházející zboží. Samostatný skladový program začne dávat smysl s prodejnou, více sklady nebo výrobou.
Jak často se mají zásoby mezi systémy synchronizovat?
Čím rychleji se zboží točí a čím menší máte zásoby, tím častěji. U kusového zboží, kterého máte jeden dva kusy, se vyplatí změna hned po prodeji. U širokého sortimentu s velkými zásobami stačí pravidelná synchronizace v kratších intervalech.
Co dělat, když se prodá zboží, které už není?
Zákazníkovi se hned omluvte a nabídněte náhradní termín, podobné zboží, nebo vrácení peněz. Pak dohledejte příčinu: nezapsaný prodej na prodejně, zpožděná synchronizace, nebo chyba v inventuře. Opakované případy jsou signál, že napojení potřebuje úpravu.
Umí se sklad napojit na čtečku čárových kódů?
Většina skladových a pokladních programů s čtečkami pracuje, takže příjem zboží i inventura jdou rychleji a s menším počtem chyb. Podmínkou je, aby produkty měly kódy, například EAN, zapsané i v e-shopu.
Kolik stojí napojení e-shopu na skladový program?
Závisí na tom, jaký program máte a jaké rozhraní nabízí. Po zjištění možností vám rozsah naceníme předem, případné doplňky pak účtujeme 1 000 Kč za hodinu. Licenci skladového programu platíte jeho výrobci.