Online podpis nabídky a smlouvy přímo z webu
Zákazník dostane odkaz, otevře nabídku nebo smlouvu, zkontroluje ji a potvrdí – bez tisku, skenování a posílání PDF tam a zpět. Pro většinu nabídek a běžných smluv stačí odsouhlasení přes web nebo prostý elektronický podpis; přísnější formy jsou potřeba jen tam, kde je vyžaduje zákon nebo druhá strana.
Aktualizováno
Jak online podpis probíhá
- Z nabídky nebo zakázky ve vašem systému vznikne dokument s pevným zněním – cena, rozsah, termíny, podmínky.
- Zákazníkovi přijde e-mail s odkazem, který platí jen pro něj a jen po určitou dobu.
- Na stránce si dokument přečte, případně stáhne, a potvrdí ho: zaškrtnutím souhlasu, vepsáním jména, kódem z e-mailu nebo SMS, podle zvolené úrovně podpisu.
- Systém uloží výsledek: podepsanou verzi dokumentu, čas, ověřený e-mail nebo telefon a další záznamy o průběhu.
- Obě strany dostanou kopii a zakázka se sama posune do dalšího stavu – třeba vystavení zálohové faktury.
Podstatné je, že potvrzené znění už nejde změnit. Když zákazník chce úpravu, vznikne nová verze a podepisuje se znovu.
Úrovně elektronického podpisu
Pravidla pro elektronický podpis v EU stanoví nařízení eIDAS, v Česku na něj navazuje zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. Zjednodušeně rozlišujeme:
| Úroveň | Co to je | Kde se typicky používá |
|---|---|---|
| Odsouhlasení přes web | Potvrzení tlačítkem nebo zaškrtnutím po ověření e-mailu | Přijetí nabídky, objednávka služby, schválení návrhu |
| Prostý elektronický podpis | Údaje v elektronické podobě připojené k dokumentu, třeba jméno a ověřovací kód | Běžné obchodní smlouvy, objednávky, předávací protokoly |
| Zaručený podpis | Jednoznačně spojený s podepisujícím, odhalí pozdější změnu dokumentu | Smlouvy, kde chcete silnější důkaz |
| Uznávaný podpis | Zaručený podpis založený na kvalifikovaném certifikátu nebo kvalifikovaný podpis | Podání úřadům a jednání s veřejnou správou |
Elektronickému podpisu podle eIDAS nelze upřít právní účinek jen proto, že je elektronický; kvalifikovaný podpis má stejný účinek jako vlastnoruční. Některé smlouvy ale vyžadují zvláštní formu a online je uzavřít nejde nebo jen s přísnějším podpisem. Jakou úroveň potřebují vaše dokumenty, rozhodněte s právníkem – my pak zvolíme technické řešení.
Komu se online potvrzení vyplatí
- Řemeslníci a stavební firmy – rozpočet a termín realizace, který zákazník schválí dřív, než objednáte materiál.
- Agentury a studia – rozsah zakázky a cenová nabídka, ke které se lze při sporu o „domluvenou práci“ vrátit.
- Servisy a opravny – souhlas s opravou nad rámec původního odhadu, ideálně ještě týž den.
- Pořadatelé akcí a ubytování – smlouva o akci nebo skupinovém pobytu se storno podmínkami.
- Firmy s opakovanými smlouvami – rámcové smlouvy, dodatky a objednávky pro stálé odběratele.
Společný jmenovatel: dokument se mění podle zakázky a bez potvrzení nemůžete začít pracovat. Čím rychleji se vrátí, tím dřív fakturujete.
Co musí systém zaznamenat
Online podpis je jen tak silný, jak dobře umíte později doložit, co se stalo. Do záznamu patří:
- přesná verze dokumentu, ideálně s otiskem (hash), který prokáže, že se nezměnil,
- datum a čas otevření a potvrzení,
- ověřený e-mail nebo telefon, na který přišel kód,
- jméno, které zákazník vepsal, a text souhlasu, který viděl,
- technické údaje o přístupu, například IP adresa a prohlížeč.
Jde o osobní údaje, takže o jejich zpracování informujte v zásadách ochrany údajů (viz GDPR na webu) a neukládejte víc, než k doložení potřebujete.
Archiv dokumentů a klientská zóna
Podepsané dokumenty by neměly končit jen v e-mailu. Mějte je na jednom místě u zákazníka nebo zakázky, s vyhledáváním a s omezeným přístupem pro váš tým. Pokud chcete, aby si je klient kdykoli stáhl sám, hodí se klientská zóna – tam může podepisovat i další dokumenty během zakázky, například dodatky nebo předávací protokoly.
Napojení na CRM a poptávky
Největší úspora vzniká, když podpis není samostatný krok. Poptávka z webu se uloží do CRM systému, z ní vznikne nabídka, zákazníkovi odejde odkaz k potvrzení a po podpisu se obchodní případ sám přesune do stavu „vyhráno“. Jak poptávky z webu do systému dostat, popisuje zpracování poptávek. Pokud cena nabídky vzniká výpočtem, může dokument rovnou naplnit kalkulačka na webu.
U sebe používáme vlastní CRM a formulář, který poptávku pošle do CRM, na Telegram a zákazníkovi potvrdí příjem e-mailem. Podobný tok navrhneme i pro vás, s podpisem jako dalším krokem.
Kolik to stojí u nás
Online podepisování v ceníku pevnou cenu nemá – jinak náročné je potvrzení nabídky tlačítkem a jinak propojení s CRM, archivem a externí podpisovou službou. Rozsah popíšeme v nabídce a cenu uvidíte předem; menší úpravy existujícího řešení účtujeme po hodinách za 1 000 Kč. Pokud je podpis součástí nového webu s napojením na CRM, vycházíme z varianty Web na míru za 35 000 Kč. Poplatky případné podpisové služby nebo certifikátů platíte jejímu poskytovateli.
Časté otázky
Je potvrzení nabídky kliknutím právně platné?
Smlouva může vzniknout i tím, že zákazník nabídku přijme online, pokud zákon pro daný typ smlouvy nevyžaduje zvláštní formu. Klíčové je umět později doložit, kdo, kdy a jaké znění potvrdil. U konkrétních smluv a obchodních podmínek se poraďte s právníkem.
Potřebuje zákazník k podpisu datovou schránku nebo certifikát?
U běžného odsouhlasení nabídky ani u prostého elektronického podpisu ne – stačí e-mail, případně telefon pro ověřovací kód. Certifikát nebo kvalifikovaný prostředek je potřeba až u uznávaného podpisu, který se vyžaduje hlavně v komunikaci s úřady.
Mám použít hotovou podpisovou službu, nebo vlastní řešení?
Hotová služba se vyplatí, když podepisujete jednotlivé dokumenty a nevadí vám je do ní ručně nahrávat. Vlastní napojení dává smysl, když nabídky vznikají v CRM nebo na webu a chcete, aby podpis, archiv i další krok proběhly bez přepisování. Často se obojí kombinuje: web vytvoří dokument a k podpisu ho předá službě.
Jak dlouho mám podepsané dokumenty uchovávat?
Po dobu, po kterou z nich mohou vzniknout nároky, a podle toho, co ukládají účetní a daňové předpisy, pokud jde o podklad pro účetnictví. Dobu uchování si nechte určit účetní nebo právníkem a nastavte podle ní archiv.