Web pro spolek: akce, členství a transparentnost
Web spolku čtou členové, kteří chtějí vědět, kdy je další akce, rodiče, kteří zvažují přihlášku, a dárci nebo obec, kteří chtějí vidět, kam jdou peníze. Navíc ho obvykle spravují dobrovolníci, kteří se po pár letech vymění. Dobrý web spolku proto stojí na aktuálním kalendáři, jednoduchých přihláškách, otevřených dokumentech a správě, kterou zvládne kdokoli z výboru.
Aktualizováno
Kdo web spolku čte a co hledá
Spolek nemá zákazníky, ale má několik skupin lidí, kteří od něj potřebují něco jiného. Hlavní menu by mělo odpovídat jim, ne organizační struktuře:
| Čtenář | Co hledá |
|---|---|
| Členové | Termíny akcí a schůzí, výši a splatnost příspěvků, zápisy a dokumenty. |
| Zájemci a rodiče | Pro koho je spolek, kde a kdy se schází, kolik to stojí, jak se přihlásit. |
| Dárci a podporovatelé | Na co spolek peníze potřebuje, jak darovat, co se za dary podařilo. |
| Obec, nadace, grantoři | Stanovy, výroční zprávy, kdo spolek řídí, kontakt na statutární orgán. |
| Místní média a partneři | Aktuality, fotky z akcí, kontakt pro spolupráci. |
Na úvodní stránku patří nejbližší akce a jedna věta o tom, co spolek dělá. Dlouhá historie založení může počkat na podstránku.
Akce a kalendář, který nikdo nezapomene aktualizovat
Nejčastější problém webů spolků je kalendář s akcemi z minulého roku. Pomůže, když akce zadáváte na jednom místě a web je sám řadí: nadcházející nahoře, proběhlé automaticky do archivu. Ke každé akci stačí datum, místo, pro koho je, cena nebo „zdarma“ a případně přihláška s omezenou kapacitou.
- přidání akce do kalendáře v telefonu jedním kliknutím,
- archiv s fotkami a krátkým shrnutím – dokládá činnost pro grantory,
- aktuality psané pravidelně, i když jen pár vět.
Jak udržet pravidelné psaní i s malým týmem, popisuje průvodce blog pro firmu – u spolku platí totéž, jen místo zákazníků píšete pro členy a podporovatele. Fotky z akcí s dětmi zveřejňujte jen se souhlasem rodičů a raději bez jmen.
Přihlášky a členské příspěvky
Papírová přihláška, kterou někdo přepisuje do tabulky, je zdroj chyb. Online přihláška může rovnou založit člena v evidenci a poslat mu údaje k platbě příspěvku. Pro platbu jsou dvě cesty:
- Převod s variabilním symbolem a QR kódem – bez poplatků, ale párování plateb dělá pokladník ručně.
- Platba kartou přes platební bránu – zaplaceno hned a spárované automaticky, poplatky brány se platí jejímu provozovateli.
Členská evidence obsahuje osobní údaje a u dětských oddílů i údaje o dětech. Sbírejte jen to, co opravdu potřebujete, a u nezletilých řešte souhlas zákonného zástupce. Základní pravidla shrnuje heslo GDPR na webu; konkrétní nastavení pro váš spolek si ověřte u odborníka na ochranu údajů.
Dary a transparentnost
Lidé dávají peníze tomu, komu věří, a důvěru budí otevřenost. Stránka „Podpořte nás“ by měla říct, na co konkrétně peníze půjdou (nové dresy, nájem klubovny, letní tábor), jak darovat a co se za dary loni podařilo. Pomáhá:
- číslo účtu s QR kódem, případně transparentní účet,
- výroční zprávy a přehled hospodaření ke stažení,
- stanovy a jména členů výboru nebo statutárního orgánu,
- seznam partnerů a poskytovatelů grantů s poděkováním.
Pravidla kolem darů obecně: spolky mají ze zákona povinnost ukládat některé dokumenty do sbírky listin veřejného rejstříku, potvrzení o daru pro daňový odpočet dárce má své náležitosti a veřejná sbírka se řídí samostatným zákonem. Co z toho se týká vás, ověřte s účetní, daňovým poradcem nebo na krajském úřadě – web by měl jen srozumitelně ukázat výsledek.
Správa webu dobrovolníky a předání dalšímu výboru
Web spolku přežije jen tehdy, když nezávisí na jednom člověku. Několik pravidel, která se vyplatí nastavit hned na začátku:
- doména, hosting a e-maily registrované na spolek, ne na člena,
- každý správce s vlastním přístupem, žádné sdílené heslo v e-mailu,
- jednoduchá administrace jen pro akce, aktuality, fotky a dokumenty,
- jednostránkový návod a seznam přístupů uložený u výboru.
Jak by měla vypadat administrace, kterou zvládne i člověk, který web upravuje dvakrát do roka, rozebíráme u řešení administrace webu. Komu web a jeho části právně patří, vysvětluje článek komu patří web.
Web spolku a jeho cena u nás
Pro menší spolek s kalendářem, kontaktem a pár dokumenty počítejte s vizitkovým webem: 15 000 Kč jednorázově. Organizace s více oddíly, archivem akcí, stránkou pro dárce a texty, které s vámi připravíme, se vejde do firemního webu za 20 000 Kč. Online přihlášky napojené na evidenci členů, platby příspěvků nebo členská sekce s dokumenty znamenají Web na míru za 35 000 Kč. Hradí se polovina předem a polovina po dokončení. Hosting a e-maily spolku včetně pěti úprav měsíčně jsou v tarifu Light od 1 000 Kč měsíčně – hodí se, když se dobrovolníci zrovna nemají kdy postarat.
Časté otázky
Na koho má být registrovaná doména spolku?
Na spolek jako právnickou osobu, ne na předsedu nebo člena, který web kdysi založil. Když se dotyčný odstěhuje nebo odejde z výboru, spolek by jinak mohl o adresu přijít. Stejně to platí pro přístupy k hostingu a e-mailům – mají patřit spolku a být uložené tam, kde je najde i příští výbor.
Musí spolek zveřejňovat výroční zprávu na webu?
Povinnost zveřejňovat některé dokumenty, typicky účetní závěrku, se plní ve sbírce listin veřejného rejstříku, ne na vlastním webu. Co přesně a v jakém termínu musí váš spolek uložit, ověřte s účetní nebo na stránkách rejstříku. Výroční zpráva na webu je dobrovolná, ale pro dárce a poskytovatele grantů velmi užitečná.
Jak přijímat dary přes web?
Nejjednodušší je číslo účtu s QR kódem pro platbu. Pokud chcete dary kartou nebo pravidelné měsíční příspěvky, potřebujete platební bránu; její poplatky se platí poskytovateli brány. Pokud dárci chtějí potvrzení o daru kvůli daním, podmínky si ověřte s daňovým poradcem. Veřejná sbírka má navíc vlastní zákonná pravidla.
Kolik stojí web pro spolek?
Malému spolku s akcemi, kontakty a dokumenty postačí nejmenší varianta, vizitkový web (15 000 Kč). Organizaci s více oddíly, archivem akcí a stránkou pro dárce lépe poslouží firemní web (20 000 Kč). Online přihlášky s platbou příspěvků a členskou sekcí postavíme jako Web na míru za 35 000 Kč. Nejsme plátci DPH, takže ceny jsou konečné.
Zvládnou web spravovat dobrovolníci bez technických znalostí?
Ano, pokud je administrace omezená na to, co se opravdu mění: akce, aktuality, fotky, dokumenty. Každý správce by měl mít vlastní přístup a krátký návod. Strukturu webu a vzhled nechte zamčené, aby je nikdo omylem nerozbil.