CRM systém pro malou firmu: hotový, nebo na míru a napojený na web
CRM systém má malé firmě zajistit jednu věc: aby žádný zákazník ani poptávka nespadly pod stůl. Výběr ale často skončí u systému plného funkcí, který po měsíci nikdo neotevírá. Tady je praktický postup, jak vybrat CRM, jak do něj automaticky dostat poptávky z webu a kdy dává smysl CRM na míru.
Aktualizováno
Pokud si nejdřív potřebujete ujasnit, co CRM vůbec je a jaké pojmy se kolem něj používají, začněte heslem CRM ve slovníku. Tady jde o výběr a zavedení.
Co musí CRM pro malou firmu umět
- Kontakty a firmy s historií komunikace – kdo s kým kdy mluvil a o čem.
- Obchodní případy v pipeline – přehled rozjednaných nabídek po fázích, ideálně přetahováním mezi sloupci.
- Úkoly a připomínky – „zavolat v úterý“, „poslat nabídku do pátku“. Tohle je funkce, která nejvíc šetří ztracené obchody.
- Napojení na e-mail a web – poptávky a e-maily se zapisují samy.
- Mobilní přístup pro ty, kdo jsou u zákazníků.
- Export dat – abyste mohli kdykoli odejít i s kontakty a historií.
Fakturaci, sklad nebo marketingovou automatizaci CRM umět nemusí. Je lepší ho s nimi propojit než chtít jeden systém na všechno.
Hotové CRM, open source, nebo na míru
| Varianta | Příklady | Pro koho |
|---|---|---|
| Hotové cloudové CRM | Pipedrive, HubSpot, Raynet a další | Většina malých firem. Rychlý start, platí se licence za uživatele. |
| Open source na vlastním serveru | například Twenty | Kdo chce mít data u sebe a neplatit licence za uživatele, ale je připraven řešit provoz. |
| CRM na míru | vlastní aplikace | Firmy se specifickým procesem, který hotové systémy nepokrývají, nebo potřebují CRM propojit s výrobou či rezervacemi. |
Uvedené produkty jsou příklady, ne doporučení – každý má jiné silné stránky a jiný cenový model. Vždy vycházejte z aktuálních podmínek výrobce.
Jak vybírat: čtyři kroky
- Popište cestu zákazníka. Odkud poptávka přijde, kdo ji převezme, kolik kroků vede k zakázce. Fáze pipeline pak odpovídají realitě.
- Vyberte dva tři kandidáty podle povinných funkcí výše a podle toho, jestli mají rozhraní pro napojení (API).
- Zkuste je na skutečných datech. Naimportujte část kontaktů a týden v nich pracujte. Rozhodující je, jestli to lidi nezdržuje.
- Domluvte jedno pravidlo: co není v CRM, neexistuje. Bez toho žádný systém nefunguje.
Import kontaktů a zavedení
Před importem kontaktů z tabulek a telefonů vyčistěte duplicity a sjednoťte formát (jméno, firma, telefon, e-mail). Importujte jen kontakty, které opravdu potřebujete a máte k nim právní důvod – CRM není archiv všeho, co se kdy objevilo ve schránce. Zásady pro osobní údaje shrnuje heslo GDPR na webu.
Poptávky z webu rovnou do CRM
Největší přínos CRM pro firmu s webem je, že poptávka z formuláře se bez přepisování objeví jako nový kontakt a obchodní příležitost. My to tak máme sami: náš web posílá poptávky do vlastního CRM postaveného na open-source systému Twenty, který si hostujeme. Zároveň odejde upozornění a zákazník dostane potvrzení. Podrobně to popisujeme v článku automatické zpracování poptávek z webu.
Aby se dalo vyhodnotit, které kanály přinášejí zakázky, vyplatí se k poptávce ukládat i zdroj návštěvy. Jak na to, popisuje průvodce měření poptávek.
Kdy se vyplatí CRM na míru
CRM na míru doporučujeme jen v několika situacích: když je obchod úzce provázaný s jiným procesem (rezervace, výroba, servisní zakázky), když potřebujete pole a stavy, které hotové systémy neumí rozumně nastavit, nebo když licence za uživatele u většího týmu převyšují náklady na vlastní řešení. Jinak je hotové CRM s dobrým napojením na web rychlejší a levnější cesta.
Kolik to stojí u nás
Web s poptávkovým formulářem napojeným na CRM a marketing stavíme ve variantě Web na míru za 35 000 Kč. Napojení existujícího webu nebo CRM na míru naceníme předem podle rozsahu, jednotlivé úpravy za 1 000 Kč za hodinu.
Časté otázky
Jaký CRM systém je nejlepší pro malou firmu?
Ten, který lidé budou opravdu vyplňovat. Pro malou firmu obvykle vyhraje jednoduchý systém s přehlednou pipeline obchodů, mobilní aplikací a napojením na e-mail a web před systémem s nejvíc funkcemi. Vyzkoušejte dva tři na reálných datech, většina nabízí zkušební období.
Existuje CRM zdarma?
Některé hotové CRM mají bezplatný tarif s omezeními (počet uživatelů, funkcí nebo kontaktů) a existují i open-source systémy, které si můžete provozovat sami – tam neplatíte licenci, ale provoz a správu serveru. Podmínky bezplatných tarifů se mění, ověřte si je u výrobce.
Jak dostanu poptávky z webu do CRM?
Formulář na webu může po odeslání rovnou vytvořit kontakt a obchodní příležitost v CRM přes jeho rozhraní (API), případně přes nástroj na propojení aplikací. Ruční přepisování odpadá a žádná poptávka nezůstane v něčí schránce.
Kolik stojí napojení webu na CRM?
Napojení na CRM a marketing je u nás obsahem varianty Web na míru (35 000 Kč). U existujícího webu nebo CRM na míru naceníme rozsah předem; dílčí úpravy stojí 1 000 Kč za hodinu. Licence hotového CRM platíte jeho výrobci.
Musím kvůli CRM řešit GDPR?
Ano. CRM obsahuje osobní údaje, takže potřebujete vědět, na jakém právním základu je zpracováváte, jak dlouho je držíte a kdo k nim má přístup. U cloudového CRM je výrobce zpracovatelem a potřebujete s ním smlouvu o zpracování – většinou je součástí jeho podmínek.