Objednávkový systém na míru: od objednávky přes výrobu k expedici
Objednávka přijde e-mailem, další po telefonu, třetí přes SMS obchodnímu zástupci. Někdo ji přepíše do tabulky, někdo zapomene. Objednávkový systém dává všem objednávkám jedno místo a jasný stav – od přijetí přes výrobu až po předání dopravci.
Aktualizováno
Pro koho je objednávkový systém
Nejvíc pomáhá firmám, kde objednávka není jen „zaplaceno a odesláno“, ale spouští práci několika lidí:
- Malá výroba – pekárna, pražírna, tiskárna, dílna. Objednávka se musí naplánovat do výroby a zákazník chce vědět, kdy bude hotovo.
- Velkoobchod a distribuce – stálí odběratelé objednávají opakovaně, často podobné položky, a chtějí to mít vyřízené bez telefonování. Pro ně může být vhodnější rovnou B2B portál.
- Dodavatelé pro gastro – restaurace objednávají večer na druhý den, uzávěrka je pevná a rozvoz jede podle tras.
- Služby se zakázkami – servis, úpravy, výroba na zakázku, kde se objednávka mění v zakázku s termínem a stavem.
Co se dnes ztrácí
Bez jednoho systému se ve firmě dějí pořád stejné chyby. Objednávka zůstane v osobní schránce kolegy, který je na dovolené. Dvě různé verze tabulky se rozejdou. Zákazník volá, „jak to vypadá“, a nikdo neví bez hledání. Na konci měsíce se ručně dohledává, co se vlastně expedovalo a co je potřeba vyfakturovat.
Objednávkový systém tyhle situace neřeší chytrostí, ale pořádkem: každá objednávka má číslo, zákazníka, položky, termín a stav. A každý, kdo s ní pracuje, vidí totéž.
Stavy objednávky: páteř celého systému
Nejdůležitější rozhodnutí při návrhu je, jakými stavy objednávka prochází. Typický průběh vypadá takto, ale vždy ho upravíme podle toho, jak to u vás opravdu chodí:
| Stav | Kdo s objednávkou pracuje | Co se děje automaticky |
|---|---|---|
| Přijatá | obchod nebo zákaznický servis | potvrzení zákazníkovi e-mailem |
| Ve výrobě / v přípravě | výroba, sklad | rezervace materiálu nebo zboží |
| Připravená k expedici | sklad, expedice | tisk dodacího listu a štítku |
| Odeslaná / předaná | expedice, řidič | e-mail zákazníkovi, podklad pro fakturu |
| Fakturovaná | účetní | faktura ve fakturačním systému |
Stavů nemá být víc, než kolik jich lidé reálně přepínají. Každý stav navíc je klik, na který se v rušném dni zapomene.
Výroba, sklad a expedice
Objednávkový systém nemusí být hned plnohodnotné ERP. U menších firem obvykle stačí:
- Plán výroby na den nebo týden – součet položek ze všech objednávek, aby výroba věděla, kolik čeho připravit.
- Jednoduchý stav skladu – co je k dispozici a co je rezervované pro objednávky. Pokud už sklad vedete v účetním systému, je lepší ho napojit než vést dvakrát.
- Expediční seznam – co dnes odjíždí, komu a jakým dopravcem, s možností vytisknout dodací listy.
- Uzávěrky – objednávky po určité hodině se automaticky přesunou na další den.
Zákazník ví, co se děje
Velká část telefonátů do firmy jsou dotazy na stav. Ty se dají omezit automatickými e-maily při změně stavu, případně přehledem objednávek po přihlášení. Přihlašování ale zvažte – pro jednorázové zákazníky stačí e-mail s odkazem, přihlášení dává smysl u stálých odběratelů. Jak řešit přístup a bezpečnost, rozebíráme u klientské zóny.
Napojení na to, co už používáte
Objednávkový systém by neměl být ostrov. Nejčastěji ho propojujeme s:
- e-shopem nebo poptávkovým formulářem na webu,
- fakturací a účetnictvím (viz napojení na účetnictví),
- dopravci kvůli štítkům a sledování zásilek,
- interním přehledem pro vedení (viz administrace a dashboard).
Hotový systém, nebo na míru?
Pokud prodáváte běžné zboží koncovým zákazníkům, často stačí e-shopová platforma a její správa objednávek. Na míru se objednávkový systém vyplácí, když máte vlastní výrobu, nestandardní ceny, uzávěrky a trasy, nebo když objednávky přicházejí z mnoha kanálů a hotové řešení vás nutí do postupu, který neodpovídá provozu. Obecně o tom, kdy dává software na míru smysl, píšeme v článku Aplikace na míru.
Kolik to stojí
Objednávkový systém pevnou cenu v ceníku nemá. Rozsah první verze popíšeme po konzultaci a cenu řekneme předem, ještě než začneme. Pokud stačí přijímat poptávky nebo objednávky přes web s napojením na CRM, vejde se to do varianty Web na míru za 35 000 Kč. Další úpravy počítáme hodinovou sazbou 1 000 Kč.
Časté otázky
Jaký je rozdíl mezi objednávkovým systémem a e-shopem?
E-shop je hlavně prodejní výloha pro nové zákazníky: katalog, košík, platba. Objednávkový systém řeší, co se s objednávkou děje potom – kdo ji připravuje, v jakém je stavu, co chybí na skladě a kdy odjede. Často jde o dvě části jednoho celku: objednávky přicházejí z e-shopu, telefonu i e-mailu a sbíhají se v jednom systému.
Musí zákazníci objednávat přes web?
Nemusí. Pracovník může objednávku z telefonu nebo e-mailu zapsat ručně a dál se s ní pracuje stejně jako s objednávkou z webu. Stálí odběratelé si často časem rádi zvyknou objednávat sami, protože vidí historii a stav.
Dá se objednávkový systém napojit na fakturaci?
Ano, a obvykle se to vyplatí. Po expedici se může automaticky vystavit faktura ve fakturačním nebo účetním systému, pokud má rozhraní pro napojení. Postup popisujeme v článku o napojení na účetnictví.
Kolik stojí objednávkový systém na míru?
V ceníku pevnou cenu nemá, protože každá firma má jiný proces. Po konzultaci popíšeme rozsah první verze a cenu řekneme předem. Rozšíření a úpravy nad dohodnutý rozsah stojí 1 000 Kč za hodinu.
Jak dlouho trvá, než systém začne fungovat?
Záleží na rozsahu. Doporučujeme začít první verzí, která pokryje příjem objednávek a jejich stavy, a teprve pak přidávat výrobu, sklad nebo napojení. Termín první verze je vždy součástí nabídky.