Cenová nabídka: jak ji napsat, aby ji zákazník podepsal
Dobrá cenová nabídka neodpovídá jen na otázku „kolik“, ale i na „za co přesně, kdy a za jakých podmínek“. Čím méně si zákazník musí domýšlet, tím menší je šance, že nabídku odloží nebo s ní půjde porovnávat jinam. Níže je osnova, která funguje pro řemeslníka, servis i kancelář.
Aktualizováno
Než začnete psát: ujasněte si zadání
Většina sporů o cenu nevzniká kvůli číslu, ale kvůli tomu, že každá strana si pod zakázkou představovala něco jiného. Než nabídku sepíšete, mějte od zákazníka odpovědi aspoň na tyto otázky:
- Co přesně chce dosáhnout a podle čeho pozná, že je hotovo?
- Do kdy to potřebuje a je termín pevný, nebo orientační?
- Co zajistí sám (materiál, přístup, podklady, součinnost)?
- Kdo o zakázce rozhoduje a kdo nabídku schvaluje?
Pokud odpovědi chybějí, napište je do nabídky jako předpoklady. „Počítáme s tím, že podklady dodáte do pátku“ je věta, která vás později ochrání.
Osnova cenové nabídky
Pořadí bloků není náhodné. Zákazník nejdřív potřebuje vidět, že jste mu porozuměli, a teprve pak cenu.
| Blok | Co do něj patří |
|---|---|
| Hlavička | Vaše identifikační údaje, údaje zákazníka, číslo nabídky, datum vystavení a datum platnosti. |
| Shrnutí zadání | Dvě tři věty vlastními slovy: co zákazník potřebuje a proč. Ukazuje, že jste poslouchali. |
| Rozsah prací | Položky nebo etapy, u každé jedna věta, co obnáší. Ne interní zkratky. |
| Co v ceně není | Výslovný seznam věcí, které zákazník mohl očekávat, ale nezahrnujete je. |
| Cena | Položkově nebo po etapách, s jasným údajem o DPH a celkovou částkou. |
| Termíny | Kdy můžete začít, jak dlouho práce trvá a na čem termín závisí. |
| Platební podmínky | Záloha, splatnost, způsob platby, co se děje při změně rozsahu. |
| Další krok | Jak nabídku přijmout: podpis, potvrzení e-mailem, kliknutí v odkazu. |
Rozsah a „co není v ceně“
Rozsah pište tak, aby mu rozuměl člověk, který u úvodní schůzky nebyl – třeba společník zákazníka, který nabídku schvaluje. Místo „montáž dle dohody“ napište, co konkrétně uděláte, v jakém množství a v jaké kvalitě. Kde to jde, uveďte měřitelný údaj: počet kusů, metrů, hodin, kol připomínek.
Seznam vyloučených položek je nejpodceňovanější část nabídky. Patří do něj odvoz odpadu, doprava mimo region, správní poplatky, licence třetích stran nebo práce o víkendu – zkrátka cokoli, o čem by se zákazník mohl domnívat, že je samozřejmost. Pět řádků navíc ušetří nepříjemný telefonát nad fakturou.
Cena, varianty a platební podmínky
U každé částky musí být jasné, jestli je s DPH, nebo bez. Plátce DPH vůči spotřebiteli uvádí cenu, kterou zákazník skutečně zaplatí; pro firmy se běžně píše základ a daň zvlášť. Neplátce napíše, že ceny jsou konečné.
Pokud to zakázka dovolí, nabídněte dvě nebo tři varianty – základní, doporučenou a rozšířenou. Zákazník pak nevybírá mezi „ano“ a „ne“, ale mezi vašimi možnostmi. Variant ale nedělejte víc, jinak se nabídka změní v rébus.
Do platebních podmínek patří výše a splatnost zálohy, kdy se fakturuje zbytek, a jak se řeší práce nad původní rozsah. Pro ilustraci: my sami účtujeme polovinu ceny předem a druhou polovinu po dokončení, a práci navíc vždy nejdřív odsouhlasíme. Platí to i pro vaše zákazníky – domluvte postup pro změny dřív, než nastanou.
Jak se ceny dají ukázat ještě před poptávkou, popisuje průvodce ceník na webu. Ceník a nabídka se doplňují: ceník dá představu, nabídka konkrétní číslo.
Platnost a závaznost
Datum platnosti uveďte vždy. Chrání vás před situací, kdy zákazník po půl roce vytáhne starou nabídku a chce původní cenu, i když se mezitím zdražil materiál. Zároveň mu dává přirozený důvod se rozhodnout.
Jestli je nabídka pro vás závazná, závisí na jejím znění. Text s přesným rozsahem, cenou a výzvou k přijetí může zákazník přijmout a tím vznikne smlouva. Když chcete poslat jen orientační odhad, nazvěte ho tak a napište, že konečnou cenu potvrdíte. U větších zakázek nebo vlastních obchodních podmínek se vyplatí konzultace s právníkem.
Odeslání, sledování a připomenutí
- Pošlete nabídku do dvou pracovních dnů od schůzky, dokud má zákazník zadání v hlavě.
- Do e-mailu napište shrnutí – celkovou cenu, termín a platnost. Příloha se nemusí otevřít hned.
- Domluvte si, kdy se ozvete. Věta „zavolám ve čtvrtek, jestli máte otázky“ funguje lépe než čekání.
- Evidujte, v jakém stavu je každá nabídka: odeslaná, otevřená, přijatá, odmítnutá. Na to stačí tabulka, pohodlněji CRM.
- Zeptejte se na důvod odmítnutí. Jedna odpověď „byli jste dražší“ nebo „nestihli byste termín“ řekne o vašich nabídkách víc než deset přijatých.
Přijetí jde zjednodušit tak, že zákazník nabídku potvrdí online místo tisku a skenování – princip i úrovně elektronického podpisu shrnuje stránka podpis smlouvy online.
Když se nabídky opakují: web a automatizace
Pokud stavíte nabídky pořád ze stejných položek, nemusíte je skládat ručně. Strukturovaný poptávkový formulář sebere zadání předem a kalkulačka na webu umí spočítat orientační cenu, kterou pak jen potvrdíte. Naše vlastní poptávky takhle putují z formuláře rovnou do CRM i na Telegram a odesílatel dostane e-mailové potvrzení – podobný tok se dá postavit i pro vás. Kolik by to stálo, řekneme po prohlédnutí vašich nabídek předem; jako součást nového webu s poptávkovým systémem patří do varianty Web na míru, která u nás stojí 35 000 Kč.
Časté otázky
Je cenová nabídka závazná?
Záleží na tom, jak je formulovaná. Nabídka s jasným rozsahem, cenou a lhůtou pro přijetí může být návrhem smlouvy, který zákazník svým souhlasem přijme. Pokud posíláte jen orientační odhad, napište to výslovně. U velkých zakázek si formulace nechte zkontrolovat právníkem.
Mám nabídku posílat jako PDF, nebo jako odkaz?
PDF je zvyklost, kterou zná každý, a hodí se k archivaci. Odkaz na online verzi má výhodu v tom, že vidíte, kdy ji zákazník otevřel, a může ji rovnou potvrdit. Obojí se dá spojit: online nabídka s tlačítkem pro stažení PDF.
Jak dlouho má nabídka platit?
Tak dlouho, jak dlouho jste schopni držet cenu a volný termín. U služeb, kde se mění ceny materiálu, bývá platnost kratší, u čisté práce delší. Hlavně ji uveďte konkrétním datem, ne jen počtem dní od neurčitého okamžiku.
Co když zákazník chce slevu?
Místo snížení ceny za stejný rozsah nabídněte menší rozsah za nižší cenu – proto se vyplatí mít v nabídce varianty. Když slevu dáte, napište ji jako samostatný řádek, aby bylo vidět, z čeho se počítá. Jinak zákazník příště začne vyjednávat od nové, nižší částky.
Pomůžete nám nabídky automatizovat?
Ano, pokud nabídky vznikají opakovaně podle podobných pravidel. Formulář, výpočet ceny nebo napojení na CRM naceníme předem podle rozsahu; drobnější úpravy účtujeme po 1 000 Kč za hodinu.