Rezervační systém zdarma: kdy stačí a kdy ne
Bezplatný rezervační systém dobře poslouží jednomu člověku s jednoduchým rozvrhem. Limity se ukážou, až přibude kolega, druhá místnost, potřeba záloh nebo vlastní vzhled. Projděte si, co od tarifu zdarma čekat, na co se ptát a kdy už se vyplatí platit.
Aktualizováno
Co bezplatný tarif obvykle umí
Rezervační služby s tarifem zdarma se liší, základ ale bývá podobný:
- jeden kalendář nebo jeden pracovník s nastavenou pracovní dobou,
- seznam služeb s délkou trvání,
- veřejná rezervační stránka na adrese služby,
- potvrzení rezervace e-mailem klientovi i vám,
- možnost rezervaci zrušit nebo přesunout přes odkaz v e-mailu.
Pro kosmetičku, lektora nebo poradce, který pracuje sám, to na první měsíce stačí. Co přesně který tarif zahrnuje, se mění, proto si aktuální podmínky ověřte přímo u služby.
Omezení, která přijdou až v provozu
| Omezení | Kdy začne vadit |
|---|---|
| Počet rezervací | V sezóně nebo po kampani, kdy se objednávek sejde víc než obvykle. |
| Pracovníci a zdroje | Když přibude kolega, druhé křeslo, místnost nebo kurt. |
| SMS připomínky | Když vám klienti zapomínají a e-mail nečtou. |
| Zálohy a platby | Když lidé rezervují a nepřijdou a termín propadne. |
| Značka služby | Když chcete, aby objednávka vypadala jako vaše, ne jako cizí aplikace. |
| Export klientů | Když budete chtít odejít a zjistíte, že historie zůstane ve službě. |
Nejdražší omezení bývá to poslední. Pokud si klienty a historii neodnesete, je přechod jinam o to bolestivější, čím déle službu používáte.
Pozor i na to, jak služba zachází s klienty, kteří nepřijdou. Bezplatné verze obvykle umí jen evidovat zrušení. Pokud vám neodřeknuté termíny dělají díru v tržbách, pomůže připomínka den předem, jasné storno podmínky na webu a u dražších služeb záloha. Tyhle tři věci patří mezi nejčastější důvody, proč provozy z tarifu zdarma odcházejí.
Data klientů a GDPR
I v bezplatné službě jste za údaje klientů odpovědní vy. Rezervační služba je zpracovatel a měli byste s ní mít smlouvu o zpracování osobních údajů – u velkých služeb bývá součástí obchodních podmínek. U provozů, kde rezervace prozrazuje něco citlivého (zdravotní péče, terapie), věnujte podmínkám zvláštní pozornost a v případě pochybností se poraďte s odborníkem. Základní pravidla shrnuje heslo GDPR na webu.
Jak rezervace zdarma propojit s webem
- Tlačítko s odkazem na rezervační stránku služby – nejjednodušší, klient ale opustí váš web.
- Vložené okno přímo na stránce. Klient zůstává u vás, vzhled okna je však daný službou.
- Odkaz z firemního profilu na Googlu a ze sociálních sítí. Jak profil nastavit, popisuje průvodce firemní profil na Googlu; které rezervační služby nabízejí přímé napojení, ověřte v nápovědě Googlu.
Ať zvolíte cokoli, tlačítko „Objednat se“ patří na každou stránku webu a na mobilu na viditelné místo. Příklad, jak rezervace řeší konkrétní obor, najdete u webu pro kadeřnictví.
Co si ověřit, než službu zdarma nasadíte
Bezplatnou službu nastavíte za odpoledne. Než ji ale pošlete klientům, zkuste si ji sami z pohledu zákazníka a projděte pár otázek:
- Zvládne klient rezervaci na mobilu na jednu ruku a bez registrace?
- Jak se rezervace ruší a dostanete o zrušení zprávu včas?
- Můžete zablokovat dovolenou, svátky a přestávku na oběd?
- Jaký limit rezervací tarif má a co se stane po jeho překročení?
- Jdou kontakty a historie exportovat a v jakém formátu?
- Co služba posílá klientům za e-maily a jde jejich text upravit?
Odpovědi zapište. Až budete za rok srovnávat placené tarify nebo vlastní řešení, budete přesně vědět, co vám chybělo.
Kdy se vyplatí vlastní řešení
Placený tarif hotové služby je obvykle první krok, ne vlastní vývoj. Systém postavený přímo do webu dává smysl, když:
- máte pravidla, která služba neumí (kombinace služeb, přestávky mezi klienty, různé délky podle pracovníka),
- rezervujete kapacity jako místnosti, sportoviště nebo vybavení,
- chcete propojit rezervace s prodejem poukazů nebo kurzů,
- počet pracovníků roste a měsíční tarif s ním.
Co má takový systém umět, rozebírá stránka rezervační systém na web, porovnání nákladů hotové služby a vlastního řešení pak článek kolik stojí rezervační systém.
Kolik zaplatíte u nás
Bezplatnou službu vám rádi necháme a jen ji napojíme na nový web. Na to stačí vizitkový web za 15 000 Kč; rezervace pak dál běží ve službě, kterou si spravujete sami. Pokud potřebujete vlastní rezervace se zálohami a vašimi pravidly, stavíme je jako součást varianty Web na míru za 35 000 Kč. Jak spojit rezervaci termínů s dárkovými poukazy na Shoptetu, ukazuje web ArtMomentu. Rozsah vždy odsouhlasíme předem a cena je konečná, protože nejsme plátci DPH.
Časté otázky
Stačí místo rezervačního systému sdílený kalendář?
Pro jednoho člověka s pár schůzkami týdně často ano. Některé kalendářové aplikace umějí zveřejnit volné časy a nechat si je zarezervovat, ověřte si ale, co nabízí váš tarif. Chybí obvykle připomínky klientům, zálohy a přehled o tom, kdo nedorazil.
Komu patří kontakty klientů v bezplatné rezervační službě?
Údaje zpracováváte vy jako správce, služba je zpracovatel. Prakticky ale záleží na tom, jestli vám dovolí kontakty a historii exportovat a jestli je sama nepoužívá k vlastnímu marketingu. Přečtěte si podmínky a smlouvu o zpracování osobních údajů ještě před prvním klientem.
Proč u bezplatného tarifu nejsou zálohy?
Platby předem znamenají napojení platební brány a poplatky za transakce, proto je služby obvykle řadí do placených tarifů. Pokud zálohy potřebujete kvůli lidem, kteří nedorazí, počítejte s placenou verzí nebo vlastním řešením.
Můžu bezplatný rezervační formulář vložit na svůj web?
Většina služeb nabízí odkaz nebo vložitelné okno. U bezplatných tarifů v něm ale může zůstat logo a vzhled služby. Na vlastním webu to funguje, jen počítejte s tím, že rezervace nebude vypadat jako zbytek stránky.
Napojíte mi na web rezervační službu, kterou už používám?
Ano, tlačítko nebo vložený formulář služby je běžná součást webu. Pokud web teprve vzniká, napojení zahrneme do zakázky; u hotového webu je to drobná úprava účtovaná hodinově (1 000 Kč), s odhadem předem.