Web pro eventovou agenturu: reference, typy akcí a poptávka
Firma, která hledá eventovou agenturu, má obvykle datum, počet hostů a přibližný rozpočet – a neví, komu z deseti agentur napsat. Web agentury jí má ukázat, jaké akce děláte, jak vypadaly ty předchozí, jak příprava probíhá a v jakých částkách se pohybujete. Na konci čeká poptávka, která se zeptá přesně na to, co potřebujete k první nabídce.
Aktualizováno
Typy akcí jako vstupní brány
Personalistka, která chystá teambuilding, a marketingový ředitel, který připravuje uvedení produktu, hledají něco jiného a jinými slovy. Proto se vyplatí mít pro každý hlavní formát vlastní stránku:
| Typ akce | Na co se klient dívá |
|---|---|
| Firemní večírky a vánoční party | Místo, program, hudba, catering, kapacita |
| Teambuildingy | Aktivity, délka, pro kolik lidí, venku nebo uvnitř |
| Konference a semináře | Technika, registrace účastníků, tlumočení, streaming |
| Uvedení produktu a tiskové akce | Koncept, scéna, práce s médii |
| Incentivní zájezdy | Destinace, logistika, ubytování |
| Soukromé oslavy | Menší rozpočet, osobní přístup, výzdoba |
Na každé stránce: co pro daný typ akce zajišťujete, dvě tři reference, ukázkový průběh a poptávkový formulář přizpůsobený formátu. Taková stránka funguje i jako cíl kampaně – landing page pro „teambuilding pro firmy“ bude konvertovat lépe než obecná úvodní stránka.
Reference, které přesvědčí nákupčího
Eventová agentura se prodává výsledky. Galerie fotek z akcí je základ, ale sama nestačí – nákupčí potřebuje vědět, jestli zvládnete akci podobného rozsahu. Ke každé referenci proto přidejte:
- typ akce a počet hostů,
- místo konání nebo alespoň typ prostoru,
- co bylo vaší prací – celek, nebo jen program či technika,
- čím byla akce náročná (termín za tři týdny, nepřízeň počasí, 600 lidí),
- logo nebo jméno klienta, pokud to klient povolil,
- krátké vyjádření klienta s jeho jménem a funkcí.
Krátké video z akce udělá víc než dvacet fotek, ale nedávejte ho na úvodní stránku jako automaticky přehrávané pozadí – zpomalí web a na mobilu spotřebuje data. Lepší je náhled s tlačítkem. Fotky hostů jsou osobní údaj; na akcích je dobré účastníky informovat, že se fotí, a na web vybírat záběry, kde jde o atmosféru, ne o konkrétní tváře. Jak reference sbírat a podat věrohodně, popisuje průvodce reference na webu.
Průběh přípravy a orientační rozpočty
Klient, který akci ještě nikdy neobjednával, neví, kolik času potřebujete a kdy co rozhodne. Stránka o postupu mu dá jistotu:
- briefing – cíl akce, publikum, termín, rozpočet,
- koncept a první cenový odhad,
- výběr místa a klíčových dodavatelů,
- detailní scénář a rozpočet ke schválení,
- produkce v den akce,
- vyúčtování, fotky a vyhodnocení.
Uveďte, s jakým předstihem je rozumné začít u menší a u velké akce. K rozpočtům: konkrétní cenu neslibujte, ale nabídněte rozpětí na osobu pro typické formáty a vypište, co cenu nejvíc ovlivňuje – pronájem prostoru, catering, technika, program, doprava hostů. Inspiraci, jak podat ceny u služeb na zakázku, najdete v článku jak na ceník na webu.
Poptávka s datem a počtem hostů
Nejčastější první zpráva zní „chystáme akci, pošlete nabídku“. Formulář může doptávání zkrátit na nulu, když se zeptá na:
- datum (a jestli je pevné, nebo posunutelné),
- počet hostů,
- typ akce a její cíl,
- lokalitu, nebo zda máte místo najít,
- co má agentura zajistit – vše, nebo jen část,
- orientační rozpočet v rozpětí,
- firmu, kontakt a termín, do kdy potřebuje nabídku.
Poptávky na velké akce mají vysokou hodnotu, takže žádná nesmí zapadnout. Na webech od nás formulář zapíše poptávku rovnou do CRM, ozve se vám zprávou na Telegramu a odesílateli potvrdí přijetí e-mailem. Víc o tom, jak poptávky třídit a hlídat, píšeme v článku zpracování poptávek.
Agentury často spolupracují s dodavateli, kteří mají vlastní weby – podívejte se, co řešíme u cateringu nebo u svatebních služeb, pokud děláte i svatby.
Prostory, dodavatelé a zahraniční klienti
Agentura, která má vyzkoušené prostory a stálé dodavatele, to může na webu využít. Přehled sálů, hal, zámků nebo střešních teras, kde jste akce dělali, s kapacitou a fotkou je pro klienta užitečný nástroj – a pro vás obsah, který lidé hledají („prostor pro firemní večírek na 200 lidí“). Nemusíte prozrazovat ceny pronájmu, stačí typ prostoru, kapacita a pro jaké formáty se hodí.
Stejně tak můžete ukázat, s kým pracujete: technika, moderátoři, kapely, fotografové. Klient vidí, že dostane hotový tým, ne jen koordinátora. Pokud pořádáte akce pro mezinárodní firmy nebo incentivní skupiny ze zahraničí, anglická verze webu se rychle vrátí – rozdíly mezi překladem a skutečnou vícejazyčnou verzí rozebíráme samostatně.
Za kolik web eventové agentury postavíme
Pro agenturu na začátku nebo se zaměřením na jediný typ akcí je dostatečný vizitkový web (15 000 Kč). Samostatné stránky pro jednotlivé formáty, propracované reference a texty, které vznikají společně s vámi, pokrývá firemní web (20 000 Kč). Když chcete blog, víc jazyků pro zahraniční klienty nebo napojení poptávek na váš CRM a marketing, odpovídá tomu web na míru za 35 000 Kč. Provoz webu i e-mailu zajistí tarif Light od 1 000 Kč měsíčně a kampaně v Google Ads a Skliku přidává tarif Růst.
Časté otázky
Co když nám klienti nedovolí jejich akce zveřejnit?
U firemních akcí je to běžné. Popište akci bez jména klienta („vánoční večírek technologické firmy, 250 hostů, industriální hala v Praze“) a ukažte fotky výzdoby a prostoru bez rozpoznatelných lidí. Do smluv si do budoucna přidejte otázku, jestli smíte uvést logo a fotky – kdo souhlasí, ten souhlasí předem.
Mám na webu uvádět orientační rozpočty?
Ano, alespoň ve formě rozpětí na osobu u typických formátů a výčtu toho, co cenu posouvá. Firmy mají rozpočet schválený dopředu a chtějí vědět, jestli se do vašich služeb vejdou. Kdo vidí rozpětí, posílá realističtější poptávky a vy trávíte méně času nabídkami, ze kterých nic nebude.
Potřebujeme samostatnou stránku pro každý typ akce?
Pro hlavní typy ano – teambuilding, firemní večírek a konference hledají jiní lidé jinými slovy. Samostatná stránka může mít vlastní fotky, ukázkový program a poptávku přizpůsobenou formátu. Okrajové služby stačí zmínit na stránce služeb.
Jak rychle bychom měli na poptávku z webu reagovat?
Co nejdřív, ideálně v řádu hodin. Firma, která shání agenturu, obvykle oslovuje několik najednou a první smysluplná odpověď má výhodu. Pomůže automatické potvrzení s tím, kdy se ozvete, a upozornění, které poptávku nenechá ležet v e-mailu.