Vytěžování faktur a dokladů: automaticky z PDF do účetnictví
Vytěžování faktur znamená, že údaje z přijatých dokladů – dodavatel, IČO, číslo faktury, částky, DPH, splatnost, položky – nepřepisuje člověk, ale načte je software. Doklad přijde e-mailem nebo se nahraje, systém z něj vytáhne data, člověk zkontroluje sporná místa a data putují do účetnictví nebo skladu.
Aktualizováno
Jak to funguje
- Příjem dokladu. Faktury chodí na jednu e-mailovou adresu, nahrávají se přes web nebo se fotí v mobilu.
- Načtení dat. Pokud faktura obsahuje strukturovaná data (ISDOC), převezmou se přímo. Jinak systém přečte text z PDF nebo obrázku a s pomocí modelu umělé inteligence přiřadí údaje k polím.
- Kontrola. Ověření IČO a DIČ, součtu položek a DPH, duplicit. Údaje, kterými si systém není jistý, označí ke kontrole.
- Schválení. Odpovědná osoba doklad potvrdí, případně přiřadí ke středisku nebo zakázce.
- Předání. Data se přes API nebo import zapíšou do účetního, fakturačního nebo skladového programu a doklad se archivuje.
Co se dá vytěžovat
| Doklad | Typické údaje | Kam jdou |
|---|---|---|
| Přijatá faktura | Dodavatel, částky, DPH, splatnost, účet | Účetnictví, platební příkazy |
| Dodací list | Položky, množství, číslo objednávky | Sklad, kontrola dodávky |
| Účtenka a paragon | Obchod, datum, částka, DPH | Cestovní náhrady, výdaje |
| Objednávka od zákazníka | Odběratel, položky, termín | Objednávkový systém, CRM |
| Smlouva a formulář | Strany, data, hodnoty polí | Evidence, archiv |
Nejrychlejší návratnost bývá u přijatých faktur a dodacích listů, kterých chodí hodně a vypadají pořád stejně.
Hotová služba, nebo řešení na míru
Pro samotné přijaté faktury existují hotové služby a mnoho účetních programů má vytěžování jako doplněk. Pro firmu, která potřebuje jen dostat faktury do účetnictví, je to obvykle správná volba; funkce a poplatky si porovnejte v aktuální nabídce.
Řešení na míru dává smysl, když:
- potřebujete vytěžovat i jiné doklady než faktury (dodací listy, objednávky, formuláře),
- data mají jít do více systémů najednou (sklad, zakázky, CRM),
- máte vlastní pravidla schvalování a přiřazování,
- chcete mít kontrolu nad tím, kde se data zpracovávají,
- používáte vlastní nebo méně rozšířený systém bez hotového napojení.
Na podobném principu fungují i další automatizace kolem webu: třídění poptávek popisuje stránka zpracování poptávek, propojení s fakturací a účetnictvím stránka napojení na účetnictví.
Na co si dát pozor
- Kontrola člověkem zůstává, hlavně u částek a čísel účtů. Podvodné faktury se změněným číslem účtu software nepozná jako podvod, pokud nemá s čím porovnat.
- Ochrana dat. Ověřte, kde se doklady zpracovávají a jak dlouho se uchovávají.
- Archivace. Originál dokladu musí zůstat dohledatelný podle účetních předpisů; vytěžená data ho nenahrazují.
Cena u nás
Vytěžování na míru nemá pevnou položku v ceníku, protože záleží na druzích dokladů, počtu systémů a pravidlech schvalování. Rozsah naceníme předem, drobnější napojení a úpravy účtujeme hodinou za 1 000 Kč. Poplatky za použití modelů umělé inteligence a externích služeb se odvíjejí od počtu dokladů a řekneme je při návrhu.
Časté otázky
Jak přesné je automatické vytěžování faktur?
U čitelných PDF z fakturačních programů bývá velmi dobré, u naskenovaných a vyfocených dokladů horší. Proto se počítá s kontrolou: systém označí údaje, kterými si není jistý, a člověk je potvrdí. Přesnost ověřte na vzorku vlastních dokladů, ne podle tvrzení dodavatele.
Co je ISDOC a proč na něm záleží?
ISDOC je český formát elektronické faktury. Data jsou v něm strojově čitelná, takže je není potřeba vytěžovat z obrázku. Řada českých fakturačních a účetních programů ho umí vystavit i načíst. Když dodavatel posílá fakturu s přílohou ISDOC, je převzetí dat přesné a bez odhadů.
Nahradí vytěžování účetní?
Ne. Ušetří přepisování údajů z dokladů, ale zaúčtování, kontrolu a odpovědnost za účetnictví nechává účetní. Spíš jí uvolní čas na práci, která vyžaduje odbornost.
Je bezpečné posílat faktury do AI služby?
Záleží na službě a smlouvě. Faktury obsahují obchodní a někdy i osobní údaje. Ověřte, kde se data zpracovávají, jestli je služba nepoužívá k trénování a jak dlouho je uchovává, a uzavřete smlouvu o zpracování osobních údajů. U řešení na míru lze zpracování nastavit podle vašich pravidel.