CRM zdarma pro malou firmu: co vybrat a na co si dát pozor
CRM zdarma má malá firma k dispozici ve třech podobách: bezplatný tarif cloudového systému, open-source CRM na vlastním serveru, nebo poctivě vedená tabulka. Každá cesta je zdarma jinak. Tady je, co od které čekat, co si ohlídat a kdy začít za CRM platit.
Aktualizováno
Tři cesty k CRM bez licence
| Bezplatný tarif | Open source na serveru | Tabulka | |
|---|---|---|---|
| Co neplatíte | Licenci, dokud zůstanete v limitech | Licenci vůbec | Nic dalšího |
| Co platíte | Přechod na vyšší tarif, až limity nestačí | Server, správu, aktualizace, zálohy | Čas a disciplínu |
| Kdo se stará | Výrobce | Vy nebo váš správce | Vy |
| Připomínky a úkoly | Ano, v rozsahu tarifu | Podle systému | Ne, jen ručně |
| Napojení na web | Podle toho, co tarif dovolí | Přes rozhraní systému | Složitě |
Pokud si nejdřív potřebujete ujasnit pojmy jako lead, příležitost nebo pipeline, začněte heslem CRM.
Na co si dát pozor u bezplatného tarifu
- Počet uživatelů. Tarif zdarma bývá pro jednoho až několik lidí. S druhým obchodníkem nebo asistentkou se platí za každého.
- Počet kontaktů a obchodů. Strop se nemusí projevit hned, ale po roce sbírání poptávek ano.
- Automatizace a přehledy. Opakované úkoly, reporty nebo vlastní pole bývají v placených verzích.
- Přístup přes rozhraní. Bez něj napojení na web nefunguje nebo jen přes placený propojovací nástroj.
- Export dat. Kontakty bývají snadné, historie a poznámky méně.
- Změny podmínek. Co je dnes zdarma, nemusí být zítra. Aktuální rozsah tarifu si vždy ověřte u výrobce.
Open-source CRM: zdarma licence, ne provoz
Open-source systém si nainstalujete na vlastní server a neplatíte za uživatele. Výhodou jsou data pod vaší kontrolou a žádné limity tarifu. Na druhé straně je potřeba:
- server, typicky virtuální server (VPS), a doménu s certifikátem,
- pravidelné aktualizace systému a bezpečnostní opravy,
- zálohy a vyzkoušená obnova,
- někdo, kdo to všechno hlídá, i když se zrovna nic neděje.
Sami jedeme právě takhle: naše poptávky končí v open-source CRM Twenty, které provozujeme na vlastním serveru. Pro firmu bez technického zázemí ale bývá jednodušší cloudové CRM, kde se o provoz stará výrobce.
Kdy stačí tabulka
Živnostník s několika zakázkami měsíčně CRM nutně nepotřebuje. Tabulka funguje, když dodržíte pár pravidel:
- Jedna tabulka pro všechny poptávky, ne soubor na každý měsíc.
- Sloupce: datum, kontakt, co chce, zdroj, stav, další krok a jeho termín.
- Každý den ráno seřazení podle termínu dalšího kroku.
- Uzavřené poptávky se nemažou, jen dostanou stav výhra nebo prohra.
Výhodou tabulky je, že ji znáte, nic nestojí a data jsou kdykoli vaše. Nevýhodou je, že sama nic nepřipomene, nehlídá duplicity a historii komunikace do ní nikdo poctivě nepřepisuje. Až začnete zapomínat na termíny nebo do tabulky zapisuje víc lidí najednou, je čas na CRM. Sloupce z tabulky se vám přitom hodí – stanou se z nich pole a fáze v novém systému a import proběhne bez velkého čištění.
Jak CRM zdarma vyzkoušet za týden
Nevybírejte podle srovnávacích tabulek, ale podle toho, jak se v systému pracuje vám. Jednoduchý test:
- Vyberte dva systémy, které podle podmínek pokryjí váš počet lidí.
- Do každého ručně zadejte deset skutečných rozjednaných zakázek, ne celý adresář.
- Nastavte fáze obchodu tak, jak u vás opravdu probíhají – třeba poptávka, obhlídka, nabídka, objednávka.
- Týden v nich zapisujte telefonáty a další kroky, i z mobilu.
- Na konci zkuste export a podívejte se, co v něm chybí.
Vyhrává systém, který jste během týdne nezačali obcházet poznámkami na papíře.
Napojení CRM na web
Největší úsporu času přinese, když poptávkový formulář sám založí kontakt a obchod v CRM. Technicky se to dělá přes API systému, případně přes nástroj na propojování aplikací. Celý tok od formuláře po potvrzení zákazníkovi popisuje článek automatické zpracování poptávek. U bezplatného tarifu si nejdřív ověřte, že přístup přes rozhraní nevyžaduje placenou verzi.
Signály, že je čas přejít dál
- platíte propojovací nástroj, protože tarif zdarma neumí napojení,
- přibyl kolega a limit uživatelů nestačí,
- správa vlastního serveru zabírá víc času než práce s klienty,
- CRM potřebujete propojit s rezervacemi, výrobou nebo fakturací.
Jak vybírat placené CRM a kdy dává smysl systém na míru, rozebírá stránka CRM systém pro firmu.
Cena napojení u nás
Licenci hotového CRM platíte jeho výrobci, my řešíme cestu poptávky z webu do CRM. Pokud vám žádný hotový systém nesedí, popisuje stavbu na míru stránka CRM systém na míru. U nového webu je napojení na CRM obsahem varianty Web na míru za 35 000 Kč. Když web už máte, projdeme formulář i CRM, řekneme odhad a pracovat začneme až po vašem souhlasu; hodina práce stojí 1 000 Kč.
Časté otázky
Jaké CRM zdarma vybrat pro živnostníka?
Pro jednoho člověka obvykle stačí bezplatný tarif cloudového CRM nebo dobře vedená tabulka. Vybírejte podle toho, jestli máte telefon a e-mail po ruce v mobilu a jestli systém připomene další krok. Zkuste ho týden na skutečných zakázkách, než do něj převedete všechny kontakty.
Je open-source CRM bezpečnější než cloudové?
Samo o sobě ne. Máte data u sebe, ale za zabezpečení, aktualizace a zálohy odpovídáte vy nebo ten, kdo server spravuje. Cloudový výrobce tohle dělá za vás. Bezpečnost rozhoduje péče o systém, ne model licence.
Mohu z bezplatného CRM odejít a vzít si data?
U většiny systémů jde exportovat kontakty do CSV. Horší bývá export historie aktivit, poznámek a příloh. Vyzkoušejte export hned na začátku, ať víte, co si případně odnesete.
Potřebuji v CRM zdarma řešit GDPR?
Ano, na ceně systému to nezávisí. Evidujte jen údaje, ke kterým máte právní důvod, mějte se zpracovatelem smlouvu a nastavte, kdo do CRM vidí. U open-source systému na vlastním serveru jste zodpovědní i za jeho zabezpečení.
Napojíte formulář na mém webu na bezplatné CRM?
Pokud CRM nabízí rozhraní pro zakládání kontaktů, ano. Rozsah projdeme a naceníme předem, menší napojení na hotový web účtujeme 1 000 Kč za hodinu. Předem si ověřte, jestli bezplatný tarif přístup přes rozhraní vůbec povoluje.