SaaS: software jako služba místo vlastní aplikace
SaaS (software as a service) je software, který si nekupujete ani neinstalujete, ale pronajímáte. Běží u poskytovatele, pracujete v něm přes prohlížeč nebo aplikaci a platíte předplatné. Pro většinu běžných agend je to nejrozumnější volba – jen je dobré vědět, co za pohodlí dáváte z ruky.
Aktualizováno
Jak SaaS funguje
Dřív se software kupoval jako licence na krabici nebo instalačku a běžel na vašem počítači či serveru. U SaaS se nic neinstaluje. Poskytovatel provozuje jednu aplikaci pro všechny zákazníky, každý vidí jen svá data a za přístup platí měsíčně nebo ročně – podle počtu uživatelů, objemu dat nebo zvolených funkcí.
SaaS používáte, i když tomu tak neříkáte: online fakturace, firemní pošta a kancelářský balík (srovnání dvou největších nabídek je v článku Google Workspace, nebo Microsoft 365), rezervační služby, e-mailingové nástroje i pronajaté e-shopové platformy.
| Krabicový software | SaaS | Vlastní aplikace | |
|---|---|---|---|
| Jak platíte | Jednorázově za licenci | Předplatné | Vývoj, pak provoz a údržba |
| Kde běží | U vás | U poskytovatele | Na serveru, který určíte |
| Aktualizace | Instalujete sami | Automaticky, pro všechny | Podle domluvy s dodavatelem |
| Přizpůsobení | Omezené | V rámci nastavení a doplňků | Bez omezení, ale za cenu vývoje |
| Data | U vás | U poskytovatele | Pod vaší kontrolou |
Co na SaaS firmy oceňují
- Rychlý start. Registrace, pár nastavení a můžete pracovat. Žádný server, žádný projekt.
- Starost o provoz má někdo jiný. Zálohy, bezpečnostní opravy, výkon i dostupnost řeší poskytovatel.
- Předvídatelná platba. Místo velké investice malá pravidelná částka, kterou snadno přidáte nebo zrušíte.
- Funkce přibývají samy. Vylepšení dostanete bez dalšího vývoje – na to, co chtějí všichni zákazníci, vydělávají všichni dohromady.
Rizika pronajatého softwaru
Na rubu stejné mince je závislost. Nejde o důvod SaaS nepoužívat, spíš o věci, které je dobré mít promyšlené:
- Cena roste s vámi. Platba za uživatele nebo za počet kontaktů je zpočátku zanedbatelná, s každým dalším člověkem v týmu ale přibývá. Ceník a obsah tarifů se navíc může změnit.
- Data jsou u poskytovatele. Kde fyzicky leží, kdo k nim má přístup a jak se s nimi zachází podle GDPR, určují jeho podmínky.
- Export bývá chudší než import. Kontakty dostanete ven snadno, historii, přílohy a vazby mezi záznamy méně.
- Proces se přizpůsobuje nástroji. Co služba neumí, obcházíte tabulkami a ručním přepisováním.
- Výpadek nezmůžete. Když služba nejede, čekáte – a s vámi všichni ostatní zákazníci.
Na co se zeptat před podpisem
- Jak a v jakém formátu dostanu všechna data ven, včetně historie?
- Má služba API nebo webhooky a jsou v mém tarifu?
- Kde jsou servery a nabízí poskytovatel zpracovatelskou smlouvu?
- Jakou dostupnost slibuje a jak informuje o výpadcích?
- Za jakých podmínek může změnit cenu nebo rozsah tarifu?
- Co se stane s daty po zrušení předplatného a jak dlouho je uchová?
Odpovědi hledejte v obchodních podmínkách a dokumentaci, ne v marketingových textech. A export si vyzkoušejte hned v prvním měsíci, dokud je v systému málo dat.
SaaS, nebo aplikace na míru
Rozumné pravidlo: na všechno, co dělají všechny firmy stejně – účetnictví, pošta, kalendář, fakturace – vezměte hotovou službu. Vlastní software dává smysl tam, kde je váš postup jiný než u konkurence a kde vás omezení služby stojí čas každý den. Jak takový projekt zadat, popisuje stránka aplikace na míru.
Mezi oběma póly je ještě třetí cesta – software, jehož kód je volně k dispozici a provozujete ho sami. Tu rozebírá heslo open source, praktický příklad u zákaznických systémů najdete v článku CRM zdarma. Často se cesty kombinují: hotové služby propojené přes webhooky s vlastním webem nebo malou aplikací, která dělá jen to, co žádná služba neumí.
Kolik stojí propojení nebo vlastní řešení u nás
Předplatné služeb platíte přímo jejich poskytovatelům, my stavíme to, co je spojuje, nebo to, co chybí. Aplikace ani integrace nemají v ceníku pevnou položku: po rozhovoru popíšeme rozsah a cenu dostanete dřív, než se do čehokoli pustíme. Pozdější úpravy jdou po hodinách za 1 000 Kč.
Časté otázky
Je e-shopová platforma typu Shoptet nebo Shopify SaaS?
Ano. Platíte předplatné, provoz, aktualizace i zabezpečení zajišťuje poskytovatel a vy pracujete v jeho administraci. Vzhled a doplňky si upravíte v mezích, které platforma dovolí. Co přesně konkrétní tarif obsahuje, ověřte v aktuální nabídce.
Komu patří data, která do SaaS uložím?
Obvykle vám, poskytovatel je pro vás zpracovává. Rozhodující jsou ale jeho podmínky – co smí s daty dělat, jak dlouho je po skončení předplatného drží a v jaké podobě vám je vydá. U osobních údajů zákazníků jde zároveň o zpracování podle GDPR, ke kterému patří zpracovatelská smlouva.
Co se stane, když poskytovatel SaaS skončí?
Seriózní služba ukončení oznámí s předstihem a umožní data vyexportovat. Hotový náhradní systém tím ale nedostanete – přechod je na vás. Proto je dobré vědět dopředu, kam byste odešli, a export si občas vyzkoušet.
Dá se SaaS napojit na můj web?
Většinou ano, pokud má veřejné API nebo umí posílat webhooky. Některé služby zpřístupňují API jen ve vyšších tarifech, tak si to ověřte před nákupem. Když rozhraní chybí úplně, zbývá vložení hotového widgetu nebo ruční export.
Je SaaS vždycky levnější než aplikace na míru?
Na začátku skoro vždy. Dlouhodobě záleží na počtu uživatelů, vyšších tarifech a doplňcích, které budete potřebovat, a na tom, kolik času stojí obcházení věcí, které služba neumí. Porovnávejte celkové náklady za několik let, ne jen první měsíc.